Conformité

Les énoncés qui suivent décrivent les catégories de cotes utilisées pour évaluer la supervision de la mesure dans laquelle l’institution observe les lois, règlements et lignes directrices applicables.

La cote globale attribuée à la conformité tient compte de la pertinence de ses caractéristiques et de son efficacité pour ce qui est de l’exécution de son mandat au regard de la nature, de la portée, de la complexité et du profil de risque de l’institution. On trouvera ci‑dessous les caractéristiques et des exemples d’indicateurs de rendement qui orientent le jugement de l’organisme de surveillance pour déterminer la cote globale qui convient.

Les caractéristiques de la fonction Conformité respectent ou surpassent les attentes prudentielles à l’égard de ce qui est considéré nécessaire compte tenu du mandat, de la portée, de la complexité et du profil de risque de l’institution. Elle est d’une grande efficacité. Ses caractéristiques et son rendement surpassent les attentes prudentielles.

Les caractéristiques de la fonction Conformité satisfont aux attentes prudentielles à l’égard de ce qui est considéré nécessaire compte tenu du mandat, de la portée, de la complexité et du profil de risque de l’institution. Son rendement est efficace. Ses caractéristiques et son rendement satisfont aux attentes prudentielles.

Les caractéristiques de la Conformité satisfont généralement aux attentes prudentielles à l’égard de à ce qui est considéré nécessaire compte tenu du mandat, de la portée, de la complexité et du profil de risque de l’institution, mais pourraient être améliorés à certains égards, sans quoi cela pourrait nuire à son efficacité à l’avenir ou dans des certaines circonstances. La Conformité est généralement efficace, mais doit améliorer sa prestation à l’égard d’aspects clés de son mandat. À condition d’être apportées sans tarder, les améliorations requises ne sont pas nature à soulever des craintes en matière de surveillance prudentielle. Ses caractéristiques ou son rendement dérogent parfois aux attentes prudentielles.

Les caractéristiques de Conformité sont nettement en deçà des attentes prudentielles à l’égard de ce qui est considéré nécessaire compte tenu de la nature, de la portée, de la complexité et du profil de risque de l’institution, ce qui pourrait nuire à son efficacité à l’avenir ou des certaines conditions. Elle accuse de graves manquements au chapitre de l’efficacité et des correctifs doivent être apportés immédiatement. Ses caractéristiques ou son rendement satisfont rarement aux attentes prudentielles.

Les critères énoncés ci-dessous décrivent les caractéristiques qu’utilise le BSIF pour évaluer la qualité de la supervision exercée par la fonction Conformité de la direction de l’institution aux lois, règlements et lignes directrices applicables. L’application et la pondération de chaque critère dépendent de la nature, de la portée, de la complexité et du profil de risque de l’institution; elles sont évaluées collectivement, de concert avec le rendement de la fonction Conformité, pour noter l’efficacité globale de cette dernière.

1.1 Mesure dans laquelle le mandat de la fonction établit :

1. des objectifs et pouvoirs précis à l’échelle de l’institution pour ses activités;

2. le pouvoir de superviser l’efficacité et la cohérence des pratiques de conformité des unités opérationnelles;

3. le pouvoir d’exécuter ses attributions de façon indépendante;

4. le droit d’accès aux documents, renseignements et employés de l’institution;

5. l’obligation d’exprimer une opinion sur l’adéquation et l’efficacité des processus de conformité et sur la situation en matière de conformité;

6. le pouvoir de faire le suivi auprès de la direction au sujet des enjeux cernés et des recommandations formulées relativement à la conformité.

1.2 Mesure dans laquelle le mandat est communiqué à l’intérieur de l’institution.

2.1 Pertinence de la place et des pouvoirs du responsable de la fonction au sein de l’organisation pour que la fonction s’acquitte bien de son mandat.

2.2 Mesure dans laquelle le responsable de la fonction peut s’adresser directement au premier dirigeant et au conseil d'administration (ou à l’un de ses comités).

2.3  Pertinence de la structure organisationnelle de la fonction compte tenu de la nature, de la taille, de la complexité et du profil de risque de l’institution.

2.4 Mesure dans laquelle la fonction est indépendante des activités opérationnelles de l’institution et des processus de conformité courants et ne participe pas à des activités productrices de revenus ou au rendement financier d’un secteur d’activité ou d’une série de produits.

3.1 Adéquation des processus de la fonction au regard de l’établissement des exigences suivantes :

1. niveau des ressources nécessaire pour exécuter les attributions, dans la foulée des changements apportés aux activités opérationnelles et aux stratégies de l’institution, de même qu’à son contexte opérationnel;

2. qualités et compétences du personnel;

3. programmes de perfectionnement professionnel continu pour parfaire les compétences du personnel.

3.2 Adéquation des ressources de la fonction et pertinence des qualités et compétences collectives au regard de l’exécution de son mandat.

3.3 Adéquation des programmes de perfectionnement du personnel.

4.1 Adéquation des politiques et des pratiques en vigueur au regard des mesures à prendre pour faire en sorte que la démarche et les pratiques de la fonction s’harmonisent avec les pratiques de conformité du secteur et des organismes de réglementation et favorisent l’exécution du mandat.

4.2 Adéquation des politiques et des pratiques en vigueur au regard des mesures à prendre pour demeurer au fait des lois et règlements nouveaux et modifiés, et de l’évolution du profil de risque de l’institution.

4.3 Adéquation des politiques et des pratiques en vigueur au regard de l’élaboration ou de la modification des politiques en fonction de la promulgation et de l’évolution des lois et des règlements ou de l’exercice d’activités opérationnelles nouvelles ou modifiées qui imposent à l’institution des exigences législatives différentes.

4.4 Adéquation des politiques et des pratiques en vigueur au regard de la documentation de politiques de conformité nouvelles ou modifiées et de leur communication à l’ensemble de l’institution.

4.5 Adéquation des politiques et des pratiques en vigueur au regard des mesures à prendre pour aider la direction à cerner et examiner d’importantes exigences des lois ou règlements, et à les intégrer à leurs activités fonctionnelles en y appliquant des mesures pertinentes de contrôle des procédures.

4.6 Adéquation des politiques et des pratiques en vigueur au regard du contrôle de l’observation des lois, règlements et lignes directrices applicables à l’échelle de l’institution, pour s’assurer que les enjeux importants sont déterminés et portés à l’attention de la haute direction en vue d’un règlement rapide, et pour appuyer l’opinion de la haute direction au sujet de la situation en matière de conformité.

5.1 Adéquation des politiques et des pratiques en vigueur au regard de la communication des constatations et des recommandations importantes de conformité à la direction de sorte que des mesures soient prises sans tarder.

5.2 Adéquation des politiques et des pratiques en vigueur au regard de la surveillance et du suivi de la mise en œuvre efficace des mesures prises par la direction dans la foulée des constatations et recommandations relatives à la conformité.

6.1 Mesure dans laquelle le programme d’audit interne prévoit des examens de la fonction Conformité et de ses principaux contrôles, il dispose des ressources suffisantes pour effectuer les examens, et la portée et la fréquence de ses examens sont suffisantes pour évaluer l’efficacité de la fonction Conformité.

6.2 Adéquation de la communication, par le programme d’audit interne, au regard des recommandations et du suivi de la fonction Conformité.

7.1 Adéquation des politiques et pratiques de la haute direction (ou de l’un de ses comités) au regard de l’approbation de ce qui suit :

1. la nomination, l’examen du rendement, la rémunération et le plan de relève du responsable de la fonction;

2. le mandat, le budget et les ressources de la fonction (dotation et compétences);

3. le plan de travail annuel de la fonction, y compris les modifications importantes qui lui sont apportées.

7.2 Adéquation des politiques et des pratiques en vigueur au regard de l’évaluation de l’efficacité de la fonction, y compris la communication des résultats à la haute direction et, le cas échéant, au conseil d’administration (ou à l’un de ses comités).

7.3 Adéquation des politiques et des pratiques en vigueur au regard du rapport périodique des enjeux et recommandations à la haute direction et, le cas échéant, de leur signalement au conseil d’administration.

7.4 Adéquation des processus au regard du perfectionnement des talents et de planification de la relève pour les principaux rôles de la fonction.

8.1 Adéquation des politiques et pratiques du conseil d’administration (ou de ses comités) au regard de l’approbation de ce qui suit :

1. la nomination, l’examen du rendement, la rémunération et le plan de relève du responsable de la fonction de supervision;

2. le mandat, le budget et les ressources (dotation et compétences) de la fonction;

3. le plan de travail annuel de la fonction, y compris les changements importants qui lui sont apportés.

8.2 Mesure dans laquelle le conseil d’administration (ou l’un de ses comités) reçoit des rapports périodiques sur les tendances ou le risque généralisé qui influe sur l’organisation.

8.3 Mesure dans laquelle le conseil d’administration (ou de l’un ses comités) fait preuve d’une capacité d’agir de façon indépendante de la haute direction au moyen de pratiques comme les réunions périodiques prévues du conseil d’administration (ou de ses comités) et qui comprennent des séances en l’absence des membres de la haute direction.

9.1 Adéquation de l’intégration formelle du rôle et des responsabilités déterminées de la fonction au regard d’autres fonctions de supervision, le cas échéant.