Propriétés du document
- Type de publication : Ligne directrice
- Date : Novembre 2005
- No : E-4B
- Public : SBE
Introduction
La présente ligne directrice décrit les attentes du BSIF à l’égard
du rôle du dirigeant principal (DP) d’une banque étrangère autorisée
.
La ligne directrice s’applique aux activités des succursales canadiennes
de banques étrangères. Aux fins de la présente ligne directrice,
ces entités seront désignées collectivement les succursales de banques
étrangères (SBE). Il y est également question des attentes du BSIF
en matière de tenue de livres et de documents dans les bureaux des
succursales au Canada. La ligne directrice ne porte pas sur toutes
les obligations et exigences législatives et réglementaires; le
BSIF s’attend donc à ce que les DP consultent les dispositions pertinentes
des lois et règlements. On devra également consulter cette ligne
directrice de pair aux autres lignes directrices visant les SBE
,
notamment le Guide d’établissement des succursales de
banques étrangères, qui porte sur le processus d’établissement
d’une SBE au Canada et précise les critères à respecter et les renseignements
à produire dans le cadre de la demande.
Conformément à son processus de surveillance axée sur les risques,
le BSIF évalue les SBE en fonction des attentes énoncées dans la
présente ligne directrice et des autres lignes directrices visant
les SBE.
1. Rôle du dirigeant principal
Les banques étrangères autorisées qui établissent une succursale
au Canada sont tenues de nommer un DP.
Ainsi qu’il est signalé dans la Ligne directrice sur la gouvernance
d’entreprise, le BSIF s’attend à que le DP supervise la gestion
de la succursale, y compris des questions relevant de la régie d’entreprise
qui ont trait à la succursale. Ainsi, le BSIF s’attend à ce que
le DP soit tenu responsable des activités de la SBE. Or, le BSIF
reconnaît que la nature, la portée, la complexité et le profil de
risques des SBE peuvent influer sur la manière dont le DP s’acquitte
de son rôle à l’égard des attentes énoncées dans la présente ligne
directrice.
Il est reconnu que le DP peut déléguer diverses responsabilités
de la succursale aux employés de celle-ci. Par ailleurs, il peut
conclure des modalités avec l’établissement principal, une autre
entité du groupe ou un tiers. Le BSIF s’attend à ce que toutes les
situations où le DP n’est pas directement responsable d’une fonction
importante (p. ex., la supervision de la souscription de prêts centralisée
à l’établissement principal) soient documentées sous forme de mandats
/ politiques ou d’ententes sur le niveau de service de la SBE écrits.
Les modalités conclues avec l’établissement principal, une autre
entité du groupe ou un tiers seraient réputées être de l’impartition
en vertu de la Impartition d’activités, de fonctions et
de méthodes commerciales. Cette ligne directrice énonce
les attentes du BSIF à l’égard de la gestion de divers types de
modalités d’impartition, y compris les domaines visés par une entente
d’impartition par écrit. La Ligne directrice B-10 comporte des attentes
précises à l’égard des modalités où le fournisseur de services est
un apparenté d’une SBE.
Même si le DP ne peut assumer directement toutes les responsabilités
ou prendre directement en charge toutes les activités, le BSIF s’attend
à ce qu’il conserve la responsabilité des activités de la SBE. Peu
importe de qui relèvent les diverses fonctions, le BSIF s’attend
à ce que le DP :
-
Voit à ce que les objectifs, stratégies et plans administratifs
élaborés pour la SBE soient prudents dans l’optique de la SBE.
Étant donné que les SBE ne sont pas des entités juridiques mais
bien une prolongation de l’établissement principal, le DP devrait
aviser l’établissement principal si une activité prévue pour
la SBE n’est pas jugée convenable.
-
Soit convaincu que des politiques et procédures adéquates
(c.-à-d., systèmes de contrôle) sont instaurées pour gérer les
risques, peu importe l’endroit où peuvent se trouver les mécanismes
de contrôle.
-
Reçoive des rapports suffisamment complets et fréquents pour
comprendre et surveiller les affaires de la SBE.
-
Entreprenne ou obtienne, périodiquement, une évaluation indépendante
de la pertinence et de l’efficacité des mécanismes de contrôle.
L’évaluation indépendante peut être faite par des particuliers
ou des groupes à qui ce rôle a été confié, par exemple, vérification
interne ou gestion des risques (de la succursale ou de l’établissement
principal) ou des tiers compétents.
Le DP devrait s’assurer que les politiques et procédures
visant à gérer les éléments d’actif et de passif figurant dans les
livres et registres et les comptes connexes de la SBE (p. ex., dépôts,
prêts, investissements, placés en fiducie) sont robustes. En ce
qui concerne les éléments d’actif et de passif et les flux de trésorerie
connexes, le BSIF s’attend à ce que le DP soit en mesure de fournir
sur demande de l’information à jour au sujet de l’endroit où ils
se trouvent.
Il ne devrait être possible d’accéder aux comptes de la SBE dans
les banques et(ou) les sociétés de fiducie qu’avec la signature
du DP ou de son remplaçant officiel (ses remplaçants officiels).
Le DP doit voir à ce que la SBE se conforme aux lois et règlements
applicables et qu’il mène ses activités et affaires d’une manière
qui respecte les lignes directrices du BSIF pertinentes. Par exemple,
le BSIF s’attend à ce que le DP soit responsable au premier chef
de garantir que la SBE a suffisamment d’éléments d’actif placés
en fiducie pour couvrir le dépôt en équivalent de fonds propres
et les éléments d’actif devant être détenus au Canada en application
de l’article 617 de la LB. Pour d’autres renseignements sur les
questions de conformité, prière de consulter la Ligne
directrice E-13 du BSIF Gestion du respect de la législation.
Même si le DP peut déléguer la responsabilité de la gestion quotidienne
à d’autres, le BSIF s’attend à ce que le DP soit en mesure de vérifier
l’état annuel. Par conséquent, le BSIF s’attend à ce que le DP comprenne,
ou voit à ce que les personnes menant des activités en rapport avec
la SBE comprennent, les lois, règlements et lignes directrices pertinents
ainsi que les activités et les dossiers de la SBE, notamment ses
éléments d’actif et de passif, revenus et dépenses. Le BSIF s’attend
en outre à ce que le DP soit satisfait des travaux accomplis par
des tiers (par exemple, l’établissement principal ou une autre entité
faisant partie du groupe) et veille à ce que tout manquement soit
immédiatement rectifié.
2. Exigences en matière de tenue de livres
Le mandat confié au BSIF comporte l’examen et l’analyse périodiques
des activités et affaires de chaque SBE.
Les SBE sont tenues de conserver tous les livres au siège social
.
De plus, les SBE sont aussi tenues de conserver et de traiter au
Canada les renseignements et données se rapportant à la
tenue et à la conservation de ces livres sauf si le surintendant
les en a exemptées..
Les attentes du BSIF à l’égard de l’évaluation d’une demande d’approbation
pour traiter les livres à l’extérieur du Canada sont énoncées à
la Section VIII de la Ligne
directrice B-10, Impartition d’activités, de fonctions et de méthodes
commerciales.
En outre, peu importe si l’exemption a été accordée, une SBE sera
toujours tenue de conserver les livres au Canada, comme il est indiqué
dans l’Annexe.
Quand les livres relatifs aux activités de la SBE sont traités
ailleurs qu’au siège social, il est impératif d’en faire une sauvegarde
adéquate et de la remettre à la SBE pour garantir que les livres
conservés au Canada sont à jour à la fin de chaque jour ouvrable.
Le BSIF reconnaît que certains dossiers comptables ne sont peut-être
disponibles que selon un cycle comptable mensuel ou trimestriel,
mais cela n’annule pas l’exigence en question à l’égard des autres
dossiers.
Le BSIF s’attend à ce que les dossiers conservés au Canada soient
suffisamment détaillés pour :
- permettre au DP de s’acquitter des responsabilités qui lui
incombent à l’égard des activités de la SBE;
- permettre au BSIF d’examiner et d’analyser les activités et
affaires de la SBE;
- permettre au BSIF d’administrer les activités de la SBE si
le surintendant prend le contrôle des éléments d’actif de la SBE.
Si l’information disponible n’est pas suffisante, le BSIF peut
l’exiger, s’il y a lieu.
On trouvera également à l’Annexe d’autres directives concernant
le type et la forme des dossiers que les SBE doivent conserver au
Canada pour se conformer aux attentes du BSIF.
Annexe: Livres tenus par les SBE
i. Type de livres
Le BSIF s’attend à ce que les livres conservés par une SBE au
Canada comportent un jeu complet des dossiers comptables, des registres,
des journaux et des balances des comptes relativement aux activités
de la SBE au Canada qui sont suffisamment détaillés pour comprendre
et vérifier les éléments d’actif et de passif, les revenus et les
dépenses consignés dans les états réglementaires et permettre aux
surveillants d’évaluer le profil de risque de la SBE. De plus, le
surveillant doit pouvoir accéder aux personnes à qui le DP a peut-être
délégué des responsabilités au sein de la succursale ou au moyen
d’une entente avec l’établissement principal, une autre entité du
groupe ou un tiers.
Les livres concernant les activités d’une SBE qui doivent être
conservés conformément aux alinéas 597(1)b) et c)
de la LB comportent ce qui suit.
- Les livres comptables complets.
- Pour chaque client, des dossiers renfermant, sur une base quotidienne,
les détails de chaque transaction avec le client en question et
le solde que doit verser celui-ci à la SBE ou que celle-ci doit
lui verser.
Pour appuyer les livres susmentionnés, le BSIF s’attend à ce que
la SBE conserve les dossiers suivants.
- Les détails des placements, des instruments dérivés, des actifs
gagés, etc.
- Les documents de travail avec renvoi pertinent aux pistes de
vérification pour appuyer les états financiers / états réglementaires.
- Les relevés bancaires, les registres des chèques, le rapprochement
bancaire mensuel, les pièces justificatives et reçus ayant trait
aux opérations canadiennes et la documentation adéquate pour confirmer
les montants dus au compte bancaire au Canada à l’égard du flux
des activités au Canada.
- Les dossiers à l’appui des montants dus à l’établissement principal
et aux entités du même groupe (s’il y a lieu) ou en provenant.
- La documentation en matière d’imposition.
- La liste des prêts, par type, les provisions pour dépréciation
et les analyses des changements connexes et un résumé des intérêts
et frais créditeurs.
- Les détails des garanties et des acceptations.
- Les registres des titres détenus à des fins de placement et
de négociation, tant au Canada qu’à étranger, ainsi qu’un résumé
du revenu tiré des intérêts et des dividendes échus et courus,
avec pièces justificatives.
- Les registres des dépôts, par type, ainsi qu’un résumé des
intérêts débiteurs.
- L’analyse du compte de l’établissement principal.
Voici d’autres documents qui pourraient permettre au DP de s’acquitter
de ses responsabilités et(ou) de faciliter le processus de surveillance.
- Une description du système comptable.
- Des copies de toutes les ententes, y compris celles d’impartition
avec l’établissement principal et les entités du groupe.
- Des copies signées de tous les marchés d’envergure pour la
SBE portant sur le fonctionnement administratif de la SBE;
- Des copies des politiques et des pratiques régissant les opérations
de la SBE au Canada.
- Un organigramme à jour indiquant les rapports hiérarchiques
au sein de la SBE et envers l’établissement principal et(ou) les
autres entités du groupe.
- Les renseignements concernant les ressources humaines et la
feuille de paye.
- Les détails de toute question litigieuse en cours.
- Les renseignements signalétiques recueillis au moment où chaque
particulier est devenu un déposant ou un client de la SBE, ainsi
que ses coordonnées les plus récentes.
- Les dossiers de crédit présentant suffisamment d’information
pour permettre au DP de s’acquitter de ses responsabilités et
aux surveillants d’examiner la qualité des actifs (information
sur les emprunteurs et les titres, emplacement des emprunteurs
et titres, engagements sur les titres, etc.)
ii. Forme des livres
Une SBE peut préparer et tenir à jour des registres en copie papier
ou électronique à condition que les copies électroniques puissent
être reproduites en forme écrite intelligible dans un délai raisonnable
.
Le BSIF doit pouvoir obtenir cette information sans engager de frais
supplémentaires et en utilisant des applications commerciales facilement
disponibles. Pour certains types de renseignements, par exemple,
les dossiers de crédit détaillés ou les dossiers sur des activités
plus complexes, il se peut que les registres électroniques reproduits
ne soient pas suffisants aux fins de l'examen du BSIF. Celui-ci
peut exiger que l'information sur copie papier soit disponible à
la succursale au Canada, s'il y a lieu. Les systèmes d’information
de la SBE doivent être en mesure de générer des rapports appropriés
comportant de l’information pertinente et adéquate pour faciliter
la prise de décisions de gestion et d’offrir et de tenir à jour
une piste de vérification permettant de vérifier les états réglementaires.