Propriétés du document
- Type de publication : Bulletin
- Date : Mai 1993
- No : E-5
- Public : Vie
La présente vise à souligner les éléments dont doivent tenir compte
les sociétés au moment d'élaborer leur programme de conservation
et de destruction des registres. Les sociétés sont tenues de mettre
en place un tel programme et de le soumettre, sur demande, à l'examen
du Bureau.
- Registres pour les exercices faisant l'objet d'une vérification
- Dispositions sur la conservation et la limitation
- Relevés des réclamations
- Valeur légale des documents sur microfilm
- Grands livres et journaux
- Comptes rendus et pièces de correspondance
- Spécimens des contrats d'assurance
- Documents internes
- Registres concernant les paiements des primes
- Dossiers des polices
- Ententes de réassurance et de gestion
- Rôle de Revenu Canada et d'autres autorités
Prière d'adresser toute question au :
- Bureau du surintendant des institutions financières
- Division de l’agrément et des approbations
- 255, rue Albert
- Ottawa (Ontario)
- K1A 0H2
Téléphone : (613) 990-7609
Registres pour les exercices faisant l'objet d'une vérification
Les documents portant sur les exercices faisant l'objet d'une
vérification doivent être conservés jusqu'à la fin de la vérification
suivante.
Dispositions sur la conservation et la limitation
Il convient de se conformer aux dispositions provinciales sur
la conservation et la limitation, qui précisent la prescription
de la responsabilité légale. Il serait bon de prévoir un délai additionnel
de conservation par rapport à celui fixé par la loi.
Relevés des réclamations
Les relevés des réclamations doivent être conservés en vue de
leur examen par le Bureau. Il convient de conserver indéfiniment
un minimum de relevés pour éviter les cas de paiement en double.
Certaines provinces peuvent aussi proroger leur loi de prescription,
pour permettre aux mineurs d'intenter des poursuites contre un assureur
lorsqu'ils atteignent l'âge de la majorité. Il faut donc conserver
tous les documents relatifs à ces réclamations au-delà de la période
prescrite.
Valeur légale des documents sur microfilm
La société doit déterminer la valeur légale des documents sur
microfilm en remplacement des originaux, conformément aux lois fédérales
et provinciales en matière de preuve.
Grands livres et journaux
Les grands livres et les journaux doivent être conservés pendant
deux cycles complets d'inspection, en vue de leur examen par le
Bureau.
Comptes rendus et pièces de correspondance
Les comptes rendus des réunions des administrateurs et des actionnaires,
les registres des administrateurs et des actionnaires, ainsi que
les pièces de correspondance à valeur archivistique, entre autres,
doivent être conservés indéfiniment dans leur forme originale.
Spécimens des contrats d'assurance
Les spécimens de tous les contrats d'assurance doivent être conservés
en permanence.
Documents internes
Les documents internes comme les imprimés statistiques peuvent
être détruits sans être microfilmés.
Registres concernant les paiements des primes
Les sociétés doivent conserver indéfiniment les registres concernant
les paiements des primes.
Dossiers des polices
Les documents faisant état des opérations de l'assuré relativement
à sa police (changement de bénéficiaire, choix relatif à la participation,
etc.) doivent être conservés dans le dossier de la police. Les dossiers
des polices libérées et des dotations échues mais non payées doivent
être conservés indéfiniment.
Ententes de réassurance et de gestion
Les contrats et ententes de réassurance et de gestion doivent
être conservés indéfiniment sauf si le Bureau en autorise la destruction.
Rôle de Revenu Canada et d'autres autorités
Les sociétés doivent veiller à ce que leur programme de conservation
et de destruction des registres satisfasse également aux exigences
de Revenu Canada et de toute autre autorité pour laquelle elles
doivent conserver des dossiers.