Guide de production des sociétés d’assurances hypothécaires – Section II – Normes de production
Propriétés du document
- Type de publication : Instruction
- Révisé : juillet 2019
Généralités
Les relevés financiers AH sont suffisamment explicite. Ainsi le texte figurant sur chaque page est considéré comme faisant partie des instructions. Les renseignements qui suivent faciliteront la production des relevés financiers trimestriel et supplément annuel AH.
Les dates de production se trouvant à la section V -Normes administratives, correspondent aux dates auxquelles les organismes de réglementation doivent avoir reçu les relevés financiers trimestriel et le supplément annuel. La mention du 28 février représente le dernier jour de février.
Un exemple des relevés financier AH est publié sur le site Web du BSIF.
Certains organismes de réglementation exigent que les relevés financiers AH soient produits en version électronique par l'entremise d'un fournisseur de logiciels autorisé. Certains exigent aussi la production d'un fichier supplémentaire. Se référer à la section V -Normes administratives.
Le nom complet de l'assureur et l'année de déclaration doivent figurer sur la page couverture et à la page 10.10. Le nom de l'assureur doit être inscrit à chaque page, sa forme abrégée peut être employée.
Le code de l'institution attribué à l'assureur par son organisme de réglementation doit figurer dans le coin inférieur droit de la page couverture.
Les relevés financiers AH doivent être dûment attestés par déclaration(s) assermentée(s) (pages 99.10 et 99.16). Des précisions à ce sujet se trouvent à la section V -Normes administratives.
Tous les exemplaires produits doivent porter la signature authentique des dirigeants (agent principal ou chef de la direction) ou administrateurs, d'un commissaire ou d'un notaire. Si un relevé électronique est produit, vous devez conserver les pages portant la signature authentique à des fins d'examen réglementaire, s'il y a lieu.
Les pages ne renfermant aucune donnée doivent faire partie des relevés financier AH.
Tous les montants déclarés dans les relevés financiers AH doivent être exprimés en dollars canadiens.
Les montants doivent être arrondis au millier de dollars près, sauf pour certains chiffres comme les résultats par action. Certains montants pourraient devoir être redressés afin que le total ne soit pas modifié par l'arrondissement au millier de dollars.
Les renseignements ou descriptions des relevés financiers AH ne doivent pas être modifiés. L'ajout de renseignements n'est pas accepté, sauf en cas d'indication explicite à cet effet. La plupart des annexes renferment un nombre suffisant de lignes vierges pour y inscrire des renseignements supplémentaires. Toute information ajoutée doit être explicite. Si des pages doivent être ajoutées, les renseignements supplémentaires doivent être fournis sur support électronique, c'est-à-dire, imbriqués dans le fichier Excel spécial.
Tous les totaux et totaux partiels doivent être inscrits dans le relevé, car les organismes de réglementation utilisent ces montants. Les totaux des listes complémentaires tels les placements, doivent être reportés dans les tableaux correspondants des relevés financiers AH.
Pour inscrire un nombre dont le signe est contraire à celui normalement attendu, il faut utiliser les parenthèses (649) plutôt que le signe moins ‑649.
Un rapport de l'actuaire désigné traitant de la suffisance des provisions pour primes non gagnées et pour sinistres non réglés doit accompagner les relevés financiers AH. En l'absence de ce rapport, la plupart des organismes de réglementation le jugeront incomplet.
Se référer à la section V -Normes administratives. À noter qu'un certificat de l'actuaire ne peut être substitué à un rapport complet.
Les relevés financiers AH doivent être accompagnés de deux rapports d'audit dans certains cas. En l'absence de ces documents, le relevé sera considéré incomplet.
Les rapports de l'auditeur doivent être adressés au principal organisme de réglementation (le BSIF ou l'Autorité des marchés financiers) et (autres) aux surintendants provinciaux, selon le cas. Par exemple :
« Aux soins du surintendant des institutions financières Canada et des surintendants provinciaux des institutions financières/assurances. »Les normes administratives de chaque province et territoire se retrouvent à la section V. Les rapports et l'opinion doivent être fondés sur l'ensemble des activités de l'assureur, sans égard à leur ventilation entre les opérations effectuées au Canada et à l'étranger. Le rapport doit porter sur les pages 20.010 à 20.060 du relevé trimestriel financier AH.
Le rapport de l'auditeur à l'intention des actionnaires ou des porteurs de police ainsi que les états financiers annuels doivent être déposés avec les relevés financiers AH lorsque requis (voir la section V -Normes administratives). S'il existe des différences de classification importantes entre les états financiers annuels et la section des relevés financier AH portant sur les états financiers, un état de rapprochement doit être établi et déposé avec les relevés financiers AH; le rapport de l'auditeur portant sur les relevés financiers AH présenté aux organismes de réglementation doit inclure un commentaire indiquant que l'auditeur a examiné l'état de rapprochement et que ce dernier reflète adéquatement les postes divergents entre les états financiers annuels et la section des relevés financier AH portant sur les états financiers.
Les assureurs canadiens doivent fournir au BSIF un rapport annuel du vérificateur externe sur le Test de suffisance du capital des assureurs hypothécaire (TSAH). Confirmer cette exigence avec votre organisme de réglementation principal ou consulter la section V –Normes administratives. Le rapport annuel sur le TSAH doit être distinct du rapport du vérificateur sur les états financiers vérifiés. Se référer à la ligne directrice TSAH du BSIF plus de précisions à ce sujet.
États financiers des filiales : Voir les exigences de chaque juridiction à la section V - Normes administratives.
Pour modifier un état annuel, se référer à la section Relevé financier AH modifié ci-dessous.
Si les renseignements fournis sont inexacts ou incomplets, les relevés financiers AH seront réputés ne pas avoir été produit.
Les dates doivent être indiquées sous la forme JJ/MM/AAAA et les noms doivent être inscrits en débutant par le nom de famille (ex., TREMBLAY, Claude).
Une liste complète des règles de validation se trouve sur le site Web du BSIF.
Production des relevés financier – Documents des AHs
Les relevés financiers trimestriel et supplément annuel doivent être produits auprès de chaque organisme de réglementation auprès duquel l'assureur a obtenu un permis, un certificat d'agrément ou constitué en société, conformément aux exigences de chacun.
Les exigences fédérales, provinciales et territoriales en matière de production de relevés sont énoncées à la section V - Normes administratives.
Adresses postales
L'adresse postale de tous les organismes de réglementation se trouve à la section V - Normes administratives.
Pénalités pour production tardive
Les relevés financiers AH doivent parvenir aux bureaux de l'organisme de réglementation à la date prévue. Tous les organismes de réglementation imposent des pénalités pour production tardive. Dans certains cas, la production tardive constitue une infraction pouvant donner lieu à des poursuites et à des amendes.
Transmission électronique
Se référer à ce sujet à la section V - Normes administratives.
Relevé financier AH modifié
Si les relevés financiers AH sont modifiés, la nouvelle version doit être soumise à chaque organisme de réglementation auprès desquels l'assureur a produit la version originale. Une attestation de conformité des versions, un formulaire d'acheminement des fichiers et une mise à jour de l'attestation (Pages 99.10 ou 99.16) peuvent être requis dans certaines juridictions. Un rapport de l'auditeur à jour peut également être requis si des changements importants sont apportés aux pages 20.10 à 20.60 du relevé financier AH.
Normes de production de l'état annuel
Le seul logiciel de production de l'état annuel ayant été approuvé à ce jour est offert par la société PricewaterhouseCoopers (PwC).
Normes de production du relevé trimestriel
Transmission à l'organisme de réglementation principal, le BSIF :
Se reporter aux instructions sur la désignation des fichiers, dans le Guide d'utilisation du Système de déclaration réglementaire (SDR), qui se trouve sur le site Web du BSIF
Transmission à l'Autorité des marchés financiers :
Se reporter aux conventions de désignation des fichiers, dans le Guide – Exigences particulières concernant le Service de transfert de fichiers (STF), qui se trouve sur le site Web de l'Autorité.
Production auprès d'autres organismes de réglementation :
Pour de plus amples renseignements, consulter l'organisme en question.
Insertion d'objets dans le fichier Excel spécial
Les instructions suivantes sont basées sur la version Excel 2007 et 2010 :
- Enlever la protection de la page Révision > Ôter la protection
- Placer le curseur à l'endroit où vous désirez insérer le fichier.
- Aller à Insertion> Objet
- Sélectionner le deuxième onglet "Créer à partir du fichier"
- Parcourir vos fichiers et sélectionner le fichier voulu.
- Cocher la case "Afficher sous forme d'icône" et sélectionnez OK
- Le fichier sera alors affiché sur la page et, en cliquant deux fois dessus, le fichier imbriqué s'ouvrira.
Exemple :
L'insertion de fichiers est autorisée uniquement sur les pages suivantes des relevés financier AH.
10.16 – Représentant principal au Québec
10.30 – Organigramme de la société
10.40 – Information supplémentaire
10.41 – Information supplémentaire
10.42 – Information supplémentaire
20.52 – État des flux de trésorerie
20.60 – Notes afférentes aux états financiers
40.12 – Placements à court terme
40.22 – Obligations et débentures
40.32 – Prêts hypothécaires
40.42 – Actions privilégiées
40.52 – Actions ordinaires
40.70 – Immeubles de placements et immobilisations corporelles
40.80 – Autres prêts et placements
50.20 – Comptes à recevoir des (à payer aux) agents et courtiers non associés
50.40 –Comptes à recevoir des (à payer aux) filiales des entreprises associées et des coentreprises
70.10 – Primes et sinistres – Réassurance cédée
70.21 – Sommaire de la réassurance
95.10 – Assureurs détenant un permis au Québec Primes et sinistres – Réassurance cédée
99.10 – Attestation portant sur le supplément annuel
99.16 – Attestation portant sur le relevé trimestriel
Soulignons que l'assureur ne peut insérer des détails que dans les tableaux susmentionnés. Tous les totaux doivent être inclus dans chaque tableau des relevés trimestriel ou supplément annuel.