Foire aux questions

Le SDR ou Système de déclaration réglementaire désigne la nouvelle solution qui sera utilisée par le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF), la Banque du Canada (BDC) et la Société d’assurance-dépôts du Canada (SADC) pour rassembler et traiter les relevés financiers et les relevés d’entreprise. Le SDR remplace l’ancien système, connu sous le nom de Système automatisé de transfert des données (SATD), utilisé depuis 1999.

La solution logicielle SATD utilisée pour soumettre les relevés réglementaires est dépassée et n’est pas en mesure de s’adapter à l’évolution des besoins en collecte et en gestion des données, qui augmentent en nombre et en complexité. Le SATD existe depuis 1999. Le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF), la Société d’assurance-dépôts du Canada (SADC) et la Banque du Canada (BDC) savent qu’il leur faut s’assurer d’évoluer au rythme de l’environnement technologique actuel et des améliorations informatiques, entre autres grâce au remplacement du SATD par le SDR.

Les institutions de dépôt transmettent leurs relevés financiers à l’aide du SDR depuis septembre 2013. La deuxième phase de la mise en œuvre du système, dont le lancement est prévu le 28 avril prochain, porte sur l’envoi des relevés réglementaires des sociétés d’assurance, des régimes de retraite et des entreprises ainsi que sur la soumission des relevés RAPID (BF, BG et RAPCORP) par les institutions de dépôt.

Toutes les organisations et régimes qui sont tenus de présenter des relevés réglementaires devront utiliser le SDR lorsque celui-ci sera mis en service.

Il est à noter que si votre organisation ou régime a recours aux services d’un fournisseur externe pour l’envoi de ses relevés réglementaires, elle peut continuer de le faire. Toutefois, il lui incombe d’inscrire le fournisseur pour qu’il ait accès au SDR.

Le SATD restera en fonction pour l’envoi de quelques relevés seulement. On peut en consulter la liste dans le document intitulé Préparatifs en vue du passage au SDR dans le site du BSIF.

Le gouvernement du Canada compte trois organismes chargés des relevés réglementaires pour les institutions de dépôts : le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF), la Banque du Canada (BDC) et la Société d’assurance-dépôts du Canada (SADC). Chacun de ces trois participe à cet effort de modernisation concerté.

• Si votre organisation ou régime n’a jamais transmis de relevé réglementaire, veuillez écrire à l’adresse ReturnsAdmin@osfi-bsif.gc.ca pour obtenir de plus amples renseignements.
• Si votre organisation ou régime utilise déjà le SDR et que vous êtes un nouvel utilisateur, vous pouvez communiquer avec votre autorité locale d’enregistrement (ALE) ou les personnes chargées de l’envoi des relevés réglementaires au sein de votre organisation. Les ALE sont responsables de la gestion des demandes des utilisateurs pour chaque organisation. Si vous ne savez pas qui assume cette fonction, veuillez écrire à soutien-SDR@banqueducanada.ca.
• Si votre organisation ou régime n’utilise pas encore le SDR et que vous aimeriez recevoir de nouveau la trousse d’inscription, ou si vous avez des questions à ce sujet, veuillez écrire à soutien-SDR@banqueducanada.ca.

L’information suivante sera envoyée aux utilisateurs inscrits, dans des courriels distincts, au cours de la semaine précédant le 28 avril 2014 :

• adresse du lien vers le site sécurisé de la Banque du Canada;
• nom d’utilisateur et mot de passe pour accéder au site sécurisé de la Banque du Canada;
• nom d’utilisateur et mot de passe pour accéder au SDR.

Deux utilisateurs du SDR sont nécessaires au cas où l’un des deux serait absent.

Si vous désirez obtenir la confirmation que votre organisation ou régime est inscrit, veuillez écrire à soutien-SDR@banqueducanada.ca.

Comme dans le cas du SATD, utilisé actuellement, la Banque du Canada sécurise toutes les données et restreint l’accès au SDR, qui n’est accordé qu’aux utilisateurs autorisés. Afin d’accéder au SDR, les utilisateurs seront authentifiés par l’intermédiaire du site sécurisé de la Banque. L’accès aux services de la Banque passe obligatoirement par un processus d’authentification à facteurs et à étapes multiples, lequel protège les applications hébergées sur le site de la Banque, dont le SDR, contre tout accès non autorisé.

C’est la Banque du Canada qui héberge l’application SDR. Les utilisateurs doivent s’y connecter par l’intermédiaire du site sécurisé de la Banque du Canada, qui exige l’authentification et l’autorisation des utilisateurs pour permettre à ces derniers d’accéder au SDR.

Ce sont les organisations qui accordent les droits d’accès aux utilisateurs. Ces derniers recevront un nom d’utilisateur et un mot de passe leur permettant d’accéder au SDR pour l’envoi de relevés au nom d’une ou plusieurs organisations.

Même si votre organisation utilise déjà le SDR pour l’envoi des relevés financiers, vous devez remplir le Formulaire d’inscription initiale au SDR et y inscrire le nom des utilisateurs autorisés à transmettre des relevés d’entreprise, même ceux qui ont déjà accès au SDR. Si vous ne l’avez pas encore fait, veuillez écrire à soutien-SDR@banqueducanada.ca. Les personnes inscrites pourront employer les mêmes nom d’utilisateur et mot de passe pour accéder aux relevés financiers et aux relevés d’entreprise.

La transition au SDR ne peut se faire sans un gel des fonctionnalités, soit une période au cours de laquelle les organisations ne pourront envoyer de relevés. Les dates importantes et les instructions sont présentées ci-dessous.

• Du 4 au 27 avril 2014 : Gel des fonctionnalités : Le Système automatisé de transfert des données (SATD) et le Système de déclaration réglementaire (SDR) ne seront pas accessibles. Par conséquent, durant cette période, il ne sera pas possible d’envoyer de relevé ou de relevé révisé ni de vérifier l’information déjà enregistrée.
• À partir du 28 avril 2014 : Les relevés peuvent être envoyés au moyen du SDR. Certains relevés (voir la liste dans le document Préparatifs en vue du passage au SDR) seront présents au moyen du SATD.

Des précisions concernant le gel des fonctionnalités ainsi que la liste des relevés touchés sont fournies dans le document Préparatifs en vue du passage au SDR qui a été envoyé par courriel à votre organisation et aux utilisateurs inscrits en mars dernier. Si vous souhaitez que ce document vous soit renvoyé de nouveau, veuillez contacter ReturnsAdmin@osfi-bsif.gc.ca.

Les organisations devront suivre plusieurs étapes et exécuter diverses activités pour se préparer à l’arrivée du SDR. À chaque étape, l’équipe du SDR sera là pour guider la transition et faire en sorte que les organisations comprennent l’étape et ses exigences. Voici certaines étapes que devront suivre les organisations et les régimes pour se préparer :

Signature de l’accord relatif à l’accès sécurisé : L’organisation doit signer et renvoyer l’accord relatif à l’accès sécurisé, qui énonce les responsabilités de l’organisation à l’égard de la gestion des accès au SDR par l’intermédiaire du site sécurisé de la Banque du Canada.

Nomination des autorités locales d’enregistrement (ALE) : Dans chaque organisation et régime, des personnes autorisées, appelées les autorités locales d’enregistrement (ALE), seront chargées d’autoriser la création des nouveaux comptes d’utilisateur et d’approuver tout changement aux comptes des utilisateurs finaux. Les ALE recevront des instructions pour savoir comment procéder. Chaque organisation doit nommer deux ALE avant la mise en oeuvre, à des fins de relève.

Demandes de création des comptes d’utilisateur du SDR : Il faut créer des comptes d’utilisateur pour ouvrir l’accès à la nouvelle application SDR. Dans chaque organisation et régime, des personnes autorisées, appelées les autorités locales d’enregistrement (ALE), seront chargées d’autoriser la création des nouveaux comptes d’utilisateur et d’approuver tout changement aux comptes des utilisateurs finaux.

Formation sur le SDR : La formation en ligne, destinée à tous les utilisateurs, sera proposée en février 2014. L’équipe de soutien et de formation recommande aux intéressés de suivre la formation au moins une semaine avant le dépôt du premier relevé dans le nouveau système.

Instructions aux utilisateurs du SDR : Toutes les instructions destinées aux utilisateurs, dont les guides de l’utilisateur et les aide-mémoire, seront distribuées aux utilisateurs inscrits du SDR. L’ALE de chaque organisation distribuera à ses utilisateurs la marche à suivre pour accéder au site sécurisé, qui se trouve dans le guide d’utilisateur sur le site sécurisé.

Préparation organisationnelle : Les organisations et les régimes touchés par le passage au SDR doivent veiller à ce que tous les utilisateurs aient créé leur profil et soient au courant du changement. Ils sont priés de s’assurer que leurs utilisateurs ont suivi la formation et qu’ils ont accès à la documentation d’accompagnement ainsi qu’aux instructions destinées aux utilisateurs.

Préparation au lancement de la phase 2 du SDR : Les dates de lancement correspondent aux dates officielles à partir desquelles les organisations devront utiliser le SDR plutôt que le SATD pour soumettre des relevés réglementaires au BSIF, à la Banque du Canada et à la SADC. Les organisations et les régimes sont tenus de mettre tous leurs déclarants au courant du changement et de leur indiquer la date de la mise en service officielle. La phase 2 devrait être lancée le 28 avril 2014 pour les :

• institutions de dépôts – les relevés d’entreprise et les relevés RAPID [BF, BG et RAPCORP];
• sociétés d’assurances;
• régimes de retraite.

L’autorité locale d’enregistrement (ALE) désigne le responsable qui, dans chaque organisation, est tenu d’agir à titre d’autorité officielle chargée de gérer et de contrôler la création et la modification des comptes d’utilisateur, pour le compte sécurisé de la Banque du Canada comme pour l’application SDR. Les ALE recevront un guide de gestion des comptes pour les aider dans leurs fonctions.

Dans le cadre du passage au SDR, les organisations remarqueront plusieurs différences. Voici certaines des principales répercussions :

Un nouveau processus d’ouverture de session sécurisée comportant deux étapes sera exigé. Premièrement, chaque utilisateur autorisé du SDR aura besoin d’un nom d’utilisateur unique et d’un mot de passe pour se connecter au site sécurisé de la Banque du Canada. Puis, les utilisateurs du SDR devront entrer leur nom d’utilisateur et leur mot de passe du SDR pour accéder à l’application. Dans le SDR, des autorités locales d’enregistrement (ALE) existeront au sein de votre organisation ou de votre régime afin de créer des comptes d’utilisateur et de gérer les rôles et les autorisations des utilisateurs.

Le SDR comportera des fonctionnalités de libre-service. Les utilisateurs pourront afficher leur déclaration, l’historique des relevés et l’état de leurs déclarations. Ils pourront aussi enregistrer tous les travaux en cours.

Dans le SDR, les relevés seront soumis par une entrée de données dans une nouvelle interface en ligne ou par téléchargement direct dans le système. Si vous choisissez de continuer à recourir au téléchargement direct, vous n’aurez pas à apporter de changements au format de fichier de déclaration.

La gestion des relevés évoluera grâce à de nouvelles fonctions. Exemple :

• un courriel d’avis indiquera qu’un relevé est prêt à être traité;
• les relevés à soumettre figureront désormais dans un onglet réservé aux relevés en mode ébauche;
• les relevés seront déjà nommés dans le SDR; vous n’aurez donc plus à vous en préoccuper.

La validation en ligne facilite le dépôt et en améliore l’efficience. Le SDR comportera une fonction de validation immédiate des données, qui confirmera la précision et l’exhaustivité de chaque déclaration, avant l’acceptation du relevé, de manière à réduire les besoins en suivi. Vous n’aurez plus à consulter vos courriels pour obtenir les résultats. Les demandes de renvoi d’un relevé seront aussi exécutées en ligne par l’intermédiaire du SDR.

L’équipe du SDR émet des communications sur ce passage à une nouvelle méthode de dépôt des relevés depuis juin 2012, afin de préparer les déclarants et de leur indiquer à quoi s’attendre. Deux lettres ont été adressées aux intéressés (en juin et en décembre 2012) pour les renseigner sur le virage qui s’annonce. Nous avons aussi envoyé une lettre à l’ensemble des organisations et des régimes touchés en novembre 2013 pour les informer du lancement de la deuxième phase.

Les déclarants auront environ trois mois pour prendre les mesures exigées afin de faciliter la transition au SDR, avant le déploiement. L’équipe du SDR sera ainsi en mesure de réunir et de fournir les renseignements nécessaires à la première mise en place des comptes d’utilisateur. Dans le cas de la plupart des utilisateurs, il suffira d’une demi-journée pour suivre la formation fournie par l’équipe du SDR. Qui plus est, ils auront largement le temps de la suivre, car elle sera offerte sur le site de formation du SDR dès février 2014.

Non, il n’y aura aucuns frais. Le SDR est gratuit pour tous les utilisateurs. Les déclarants qui font actuellement appel à un fournisseur de logiciel pour déposer leurs relevés peuvent continuer à le faire.

Nous vous invitons à transmettre toute demande de renseignements supplémentaires sur le passage au SDR à l’adresse réservée ReturnsAdmin@osfi-bsif.gc.ca. Nous répondrons dans les trois jours ouvrables à toutes les questions. Un soutien supplémentaire sera mis à la disposition des utilisateurs autorisés, grâce à un centre de services accessible par courriel ou par téléphone dès la mise en oeuvre. Les renseignements à cet égard figureront dans le matériel de formation.

Les institutions de dépôts, les sociétés d’assurances et les régimes de retraite n’auront plus à remplir et à soumettre leurs renseignements d’entreprise de base (coordonnées, adresse, etc.) chaque année comme c’était le cas avec le SATD. Tous les renseignements d’entreprise seront à présent consignés dans le SDR et les organisations n’auront qu’à les valider ou à les mettre à jour.

Même si la majorité des relevés réglementaires devront être soumis dans le SDR, il existe quelques exceptions, qui seront communiquées à une date ultérieure, selon le secteur.

La plupart des dates d’échéance pour l’envoi des relevés demeurent inchangées. Il peut y avoir des modifications mineures pour celles qui tombent durant les semaines précédant la mise en œuvre du SDR. Vous trouverez la liste des relevés touchés dans le document Préparatifs en vue du passage au SDR qui a été envoyé par courriel à votre organisation en mars dernier. Si vous souhaitez que ce document vous soit renvoyé de nouveau, veuillez contacter ReturnsAdmin@osfi-bsif.gc.ca.

Les exigences en matière de déclaration réglementaire sont publiées dans le site du BSIF. La mise en œuvre du SDR n’a aucune incidence sur celles-ci.

Toutes les organisations qui utilisent actuellement le SATD pour l’envoi des données réglementaires sont visées par le passage au SDR. De plus amples renseignements sur les exigences en matière de déclaration réglementaire sont publiés dans le site du BSIF.

Le SDR permettra aux utilisateurs d’accéder aux données contenues dans les relevés envoyés avant sa mise en service.

Les renseignements institutionnels et financiers, qui étaient regroupés sur le relevé BSIF 49, seront présentés séparément lorsque le SDR sera mis en ligne. De plus amples informations à propos de ce nouveau processus seront proposées aux déclarants prochainement.

La formation sur le SDR sera donnée en ligne sous forme de vidéos d’autoformation. Nous vous fournirons aussi des guides de l’utilisateur, des aide-mémoire et de la documentation d’accompagnement supplémentaire.

La formation en ligne, destinée à tous les utilisateurs futurs du SDR, sera proposée à partir de février 2014 pour les institutions de dépôts, les sociétés d’assurances et les régimes de retraite. La formation sera présentée sous forme de différentes vidéos Web. Notre équipe de formation recommande aux utilisateurs de commencer par la vidéo d’aperçu, puis de passer à la vidéo sur la gestion des relevés d’entreprise. Les ALE recevront un guide de gestion des comptes.

Toute personne qui s’acquitte actuellement de responsabilités de dépôt réglementaire devrait suivre la formation. En outre, chaque organisation devra nommer deux personnes à titre d’autorités locales d’enregistrement (ALE), qui devront aussi suivre une formation sur la gestion des comptes d’utilisateur.

Le temps consacré à la formation variera selon les fonctions exercées par chacun. Toutefois, nous estimons que la plupart des utilisateurs y consacreront environ une demi-journée. Cela dit, il s’agit d’une formation autogérée, ce qui a notamment pour avantage de laisser l’utilisateur passer en revue la matière à son propre rythme.

La formation sur le SDR sera gratuite. Elle sera offerte sans frais à tous les déclarants qui en ont besoin.

Tous les outils de formation et de soutien seront proposés en ligne sur le site de formation du SDR ainsi que par l’intermédiaire du lien d’aide sur le SDR, intégré au nouveau logiciel. En plus de la présente trousse d’information, vous aurez également accès à des guides de l’utilisateur et à des aide-mémoire.

Non, les utilisateurs inscrits ne pourront accéder au système qu’à partir du 28 avril prochain.

La formation sera mise à la disposition des utilisateurs pendant toute la période de mise en oeuvre du SDR, puis elle se poursuivra, de manière à répondre aux besoins des nouveaux utilisateurs du système.

Nous vous invitons à transmettre vos demandes de renseignements généraux sur le SDR à l’adresse réservée ReturnsAdmin@osfi-bsif.gc.ca. Nous répondrons aux questions dans les trois jours ouvrables. Nous proposerons aux utilisateurs autorisés un soutien supplémentaire, grâce à un centre de services.

La formation sur le SDR a été créée et présentée par l’équipe du SDR, en collaboration avec le développeur du logiciel. Il s’agit d’une formation conçue pour être suivie par l’utilisateur à son propre rythme, entièrement fondée sur le Web.

L’équipe du SDR a conçu le programme de formation conformément aux meilleures pratiques, en concertation avec des groupes de discussion du milieu des déclarants, qui ont aidé à guider l’équipe de projet.