BSIF-658 – Relevé sur les renseignements requis – rôles et coordonnées

Propriétés du document

  • Type de publication : Instructions
  • Date : Version 2017

Lois habilitantes

Les renseignements à fournir sur le profil de l’organisation sont exigés aux termes d’un ou plusieurs des articles suivants : les articles 628, 632, 950 et 951 de la Loi sur les banques, les articles 495 et 499 de la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt ou les articles 549, 664, 668, 993 et 994 de la Loi sur les sociétés d’assurances.

Applicabilité

Ce relevé s'applique sans exception aux institutions financières fédérales, aux bureaux de représentation étrangers et aux régimes de retraite privés.

Objet

Les renseignements sur les noms et adresse du cabinet d'audit de l'institution financière fournis dans le relevés Renseignements requis – rôles et coordonnées sont versés dans un registre public que le Bureau du surintendant des institutions financières doit conserver aux termes de la loi. Ces renseignements peuvent donc être communiqués au public en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Tout autre renseignement (par exemple, l'adresse résidentielle des administrateurs, le nom de l'associé d'audit désigné, les nominations à des postes fonctionnels) est protégé et réputé être de nature personnelle.

Les renseignements personnels que vous fournissez au BSIF sont versés dans le Fichier de renseignements personnels (auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor). En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l'accès à l'information, les particuliers se voient garantir la protection et l'accessibilité de leurs renseignements personnels. Pour obtenir de plus amples renseignements sur le Fichier de renseignements personnels, vous pouvez consulter le site Web d'Info Source (http//infosource.gc.ca) ou communiquer avec le centre d'appels du BSIF. Info source peut être consultée dans toutes les bibliothèques publiques au Canada.

Ce relevé est conçu pour fournir le nom complet et le titre de civilité de chaque personne ou organisation apparentée, leurs rôles et leurs coordonnées complètes.

Tous les champs de ce relevé sont obligatoires. Ce relevé exige également que l'adresse courriel de chaque personne ou organisation dédiée figure au profil de votre organisation. L'adresse postale de l'entreprise de chaque personne ou organisation dédiée doit être tenue à jour.

Ce relevé doit être utilisé pour signaler des changements qui visent toute personne ou organisation dédiée ou tout autre rôle mentionné dans le profil de l'organisation comme l'ajout ou la radiation de personnes ou d'organisations dédiées ou la mise à jour de l'information existante. Il doit aussi être utilisé pour mettre à jour les coordonnées des personnes et des organisations dédiées.

Dans le cas des fonctions de président du conseil d'administration et d'administrateur, une même personne ne peut occuper que l'une de ces fonctions à la fois. Il est entendu que le président du conseil d'administration est également administrateur.

Remarque : Il vous incombe de veiller à ce que les renseignements qui se trouvent dans le profil de l'organisation soient exacts en tout temps en les révisant chaque fois qu'un changement survient. Comme il est possible que les titulaires de certains rôles voient leur mandat reconduit chaque année, vous n'êtes pas tenu de modifier la date d'entrée en vigueur du rôle du titulaire ou de l'organisme. Ainsi, lorsque le titulaire est nommé de nouveau, il n'y a pas de changement à apporter. Le BSIF exige que la date de nomination initiale soit conservée au dossier aux fins d'archivage. Il faut verser la date de fin du rôle au dossier lorsque le titulaire est démis de ses fonctions.

Il n'est pas permis de soumettre une nouvelle version de ce type de relevé dans le SDR. Si vous constatez une erreur dans votre profil, notamment une date d'entrée en vigueur erronée, vous devez téléphoner à l'Administration des relevés pour la signaler.

Ce rapport est assujetti au Cadre de pénalité pour production tardive ou erronée uniquement dans le cas des institutions financières fédérales.

Échéancier

Ce relevé doit être produit dans le 30 jours suivant la date d'entrée en vigueur de la modification.

Rôles requis obligatoire

Les banques canadiennes et les filiales de banques étrangères et les sociétés de fiducie et de prêt doivent tenir à jour les renseignements sur les rôles suivants dans leur profil d’organisation : chef de la direction, directeur de la vérification de la conformité, agent principal de la lutte contre le recyclage des produits de la criminalité, chef des finances, coordonnateur du plan de continuité et de reprise des activités, le vérificateur et le cabinet de vérification comptable, l’agent principal de gestion des risques (ou l’équivalent), le président (le cas échéant), chef de l’audit interne (le cas échéant) et le trésorier (le cas échéant).

Les succursales de banques étrangères doivent tenir à jour les renseignements sur les rôles suivants dans leur profil d'organisation : dirigeant principal, directeur de la vérification de la conformité, agent principal de la lutte contre le recyclage des produits de la criminalité, chef des finances, coordonnateur du plan de continuité et de reprise des activités, le vérificateur et le cabinet de vérification comptable, agent principal de gestion des risques (ou l'équivalent), chef de l'audit interne (le cas échéant) et trésorier (le cas échéant).

Les sociétés canadiennes d'assurance-vie et les sociétés de secours mutuels canadiennes doivent tenir à jour les renseignements sur les rôles suivants dans leur profil d'organisation : chef de la direction, directeur de la vérification de la conformité, agent principal de la lutte contre le recyclage des produits de la criminalité, chef des finances, coordonnateur du plan de continuité et de reprise des activités, le vérificateur et le cabinet de vérification comptable, agent principal de gestion des risques (ou l'équivalent), président (le cas échéant), le responsable de la fonction actuarielle (s'il n'est pas l'actuaire désigné), chef de l'audit interne (le cas échéant) et trésorier (le cas échéant).

Les sociétés d'assurance-vie étrangères et les sociétés de secours mutuels étrangères doivent tenir à jour les renseignements sur les rôles suivants dans leur profil d'organisation : agent principal, directeur de la vérification de la conformité, agent principal de la lutte contre le recyclage des produits de la criminalité, chef des finances, coordonnateur du plan de continuité et de reprise des activités, actuaire désigné, le vérificateur et le cabinet de vérification comptable, agent principal de gestion des risques (ou l'équivalent), le responsable de la fonction actuarielle (s'il n'est pas l'actuaire désigné), chef de l'audit interne (le cas échéant) et trésorier (le cas échéant).

Les sociétés canadiennes d'assurances multirisques doivent tenir à jour les renseignements sur les rôles suivants dans leur profil d'organisation : chef de la direction, directeur de la vérification de la conformité, chef des finances, coordonnateur du plan de continuité et de reprise des activités, actuaire désigné, le vérificateur et le cabinet de vérification comptable, agent principal de gestion des risques (ou l'équivalent), président (le cas échéant), le responsable de la fonction actuarielle (s'il n'est pas l'actuaire désigné), chef de l'audit interne (le cas échéant) et trésorier (le cas échéant).

Les sociétés étrangères d'assurances multirisques doivent tenir à jour les renseignements sur les rôles suivants dans leur profil d'organisation : dirigeant principal, directeur de la vérification de la conformité, chef des finances, coordonnateur du plan de continuité et de reprise des activités, actuaire désigné, le vérificateur et le cabinet de vérification comptable, agent principal de gestion des risques (ou l'équivalent), le responsable de la fonction actuarielle (s'il n'est pas l'actuaire désigné), chef de l'audit interne (le cas échéant) et trésorier (le cas échéant)

Les bureaux de représentation des banques étrangères doivent tenir à jour les renseignements sur les rôles suivants dans leur profil d'organisation : représentant principal.

Les régimes de retraite privés doivent tenir à jour les renseignements sur les rôles suivants dans leur profil d'organisation : répondant du régime de retraite, administrateur du régime de retraite, dépositaire du fonds de pension.

Remarque : Lorsque vous ajoutez un titulaire ou un organisme à votre profil d'organisation, il faut supprimer l'ancien titulaire ou organisme du profil dans le Système de déclaration réglementaire (SDR).

Définitions des rôles requis

« administrateur » S'entend notamment d'un membre du conseil suprême d'administration d'une société de secours mutuels.

« agent principal de la lutte contre le recyclage des produits de la criminalité »  S'entend de la personne responsable de l'observation de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et des règlements pris sous le régime de cette dernière.

« chef de l'audit interne » S'entend du dirigeant de la fonction d'audit interne (parfois appelé dirigeant principal de l'audit).

« agent principal de gestion des risques » S'entend du dirigeant de la fonction de gestion des risques d'une IFF, soit la personne chargée d'identifier, d'évaluer, de surveiller et de signaler les risques découlant des activités de l'IFF. Toute IFF doit avoir un agent principal responsable de la supervision de tous les risques pertinents à l'échelle de l'institution (agent principal de gestion des risques [APGR] ou poste équivalent).

« coordonnateur du plan de continuité et de relance des activités » S'entend à la fois du coordonnateur de la planification générale en cas d'urgence et du coordonnateur de la planification en cas de pandémie.

« chef des finances » S'entend du dirigeant de la fonction responsable de la déclaration des résultats d'exploitation des IFF et de leur analyse (notamment le chef comptable, le vice-président, Finances, et le contrôleur).

« dirigeant de la fonction actuarielle » S'entend de toute personne chargée de la fonction indépendante, qui ne concerne que les IFF exerçant des activités d'assurances; ses responsabilités vont au-delà des obligations légales de l'actuaire désigné. Le dirigeant a normalement l'un des titres suivants : actuaire désigné; vice-président, Actuariat; actuaire en chef; et même parfois agent principal de la gestion des risques.

« trésorier » S'entend du dirigeant de la fonction chargée de la gestion des liquidités d'une institution (p. ex., Trésorerie).

« vérificateur » s'entend de l'associé d'audit désigné.

Définitions générales

« adresse de courriel d'urgence » Adresse électronique pouvant servir à la transmission de communications urgentes à l'institution financière en cas de sinistre touchant les activités du BSIF.

« adresse de courriel général »  Adresse électronique à laquelle la Division des communications et des affaires publiques du BSIF peut envoyer des renseignements de nature générale destinés à toutes les institutions financières.

« appel » est la formule que le destinataire désire que le BSIF utilise lorsqu'il lui adresse de la correspondance (p. ex., Monsieur, Madame).

« institution financière »  S'entend d'une banque ou d'une société de portefeuille bancaire constituée sous le régime de la Loi sur les banques, d'une société de fiducie ou d'une société de prêt constituée sous le régime de la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt, d'une société d'assurances, d'une société de portefeuille d'assurances ou d'une société de secours mutuels constituée sous le régime de la Loi sur les sociétés d'assurances et d'une association coopérative de crédit constituée sous le régime de la Loi sur les associations coopératives de crédit.

« loi applicable »  S'entend de la Loi sur les sociétés d'assurances, de la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt, de la Loi sur les banques et de la Loi sur les associations coopératives de crédit, individuellement ou collectivement, selon le cas, en vigueur au moment de l'application de la définition.

« société de portefeuille étrangère admissible » S'entend de la personne morale qui contrôle une institution étrangère visée par le Règlement sur les institutions étrangères assujetties au critère de résidence canadienne pris sous le régime de la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt et de la Loi sur les sociétés d'assurances.