Surveillance des régimes de retraite - Note d’orientation CER 5 - Communication avec les participants

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• Date : Le 31 juillet 2014

1. Introduction

La présente note d’orientation vise à fournir au gestionnaire des relations (GR) l’information nécessaire à l’évaluation des risques. Les grandes lignes de ce processus sont exposées dans le Cadre d’évaluation des risques visant les régimes de retraite privés fédéraux.

Pour évaluer les risques auxquels est exposé un régime de retraite, il faut d’abord acquérir une solide connaissance du régime^{Note de bas de page 1}, ce qui passe par une bonne compréhension des activités d’envergure qu’exerce le régime comme, par exemple, la communication avec les participants.

La présente note d’orientation définit les concepts clés qui permettent d’évaluer les risques inhérents à l’activité d’envergure que constitue la communication avec les participants, la qualité de la gestion de ces risques et le processus de détermination du risque net.

2. Mesures propres aux activités de communication avec les participants

L’activité d’envergure que constitue la communication avec les participants^{Note de bas de page 2} permet de s’assurer que toutes les personnes ayant droit à des prestations reçoivent les outils nécessaires pour comprendre la nature du régime, les prestations promises, ainsi que la responsabilité de chacun des risques associés au régime. Elle doit donc comprendre des mesures permettant de s’assurer que les participants reçoivent l’information prescrite et sont au fait de toutes les modifications pertinentes touchant le régime et des répercussions que ces décisions peuvent avoir sur leurs droits et leurs prestations.

Un processus de communication robuste permet à l’administrateur du régime d’obtenir les commentaires des participants et de favoriser la participation de ces derniers. Une bonne communication contribue à réduire les risques de poursuites, notamment dans les cas suivants :

• les régimes assortis de comptes de capitalisation^{Note de bas de page 3}
• les régimes à cotisations négociées (CN)
• les régimes assujettis à un mécanisme d’accommodement pour les régimes de pension en difficulté (MARPD)
• les régimes capitalisés en fonction de règles spéciales
• les régimes subissant des modifications d’envergure, comme une réduction des prestations.

Le défaut de la part de l’administrateur du régime de communiquer rapidement des renseignements exacts peut avoir des répercussions défavorables sur le régime ou sur les prestations des participants. Par exemple, il pourrait en découler des frais pour le régime en raison des actions en justice intentées par les participants qui ne reçoivent pas les prestations prévues, ou encore de l’intervention des organismes de réglementation.

Voici quelques exemples d’activités d’envergure relevant de la communication avec les participants :

Renseignements individuels : L’administrateur est tenu de fournir les renseignements prévus par règlement aux participants et aux anciens participants ainsi qu’à leur époux ou conjoint de fait. La loi exige que certains renseignements soient transmis annuellement ou à la cessation de la participation, au décès ou à la retraite des participants.

Nouveautés relatives au régime : Les événements importants touchant le régime, par exemple les modifications et la cessation du régime, doivent être communiqués aux participants en temps opportun et de manière accessible.

Information des participants : L’administrateur est tenu de fournir aux participants l’information nécessaire pour leur permettre d’avoir une compréhension raisonnable des modalités du régime et des risques qui y sont associés. Les renseignements à l’intention des participants doivent porter sur les différentes options qui s’offrent à eux à propos des décisions à prendre à l’égard du régime, plus particulièrement à propos des événements importants comme la retraite, la cessation de la participation et le décès. Les éléments visés par ces activités comprennent les brochures et les bulletins d’information à l’intention des participants, les conventions collectives et les présentations. En ce qui a trait aux régimes assortis de comptes de capitalisation, l’information et la sensibilisation des participants à l’égard des options de placement offertes revêtent une importance particulière, puisque ce sont les participants qui assument le risque de placement.

Droits des participants : L’administrateur doit donner aux participants du régime tous les renseignements concernant leurs droits et leurs privilèges aux termes de la législation sur les pensions, qui comprennent notamment :

• le droit de recevoir une explication écrite des dispositions du régime;
• le droit de consulter une copie de tout document constitutif ou à l’appui du régime ou du fonds de pension déposé auprès du BSIF;
• le droit de consulter une copie des états financiers et rapports actuariels du régime;
• le droit de consulter l’Énoncé des politiques et procédures de placement (EPPP).

Demandes de renseignements et plaintes des participants : L’administrateur doit mettre en place un mécanisme de réponse aux demandes de renseignements présentées par les participants à propos du régime et des prestations, ainsi qu’un mécanisme de traitement des plaintes.

Autres outils de communication : La mise en place d’un site Web ou d’autres outils de communication que l’administrateur du régime estime nécessaires pour améliorer la transparence du régime relève aussi de l’activité d’envergure que constitue la communication avec les participants.

3. Risques inhérents

Les risques inhérents correspondent aux risques intrinsèques du régime de retraite découlant de l’exposition et de l’incertitude liées à des événements futurs éventuels. Ils sont évalués en fonction de l’importance des éventuelles répercussions défavorables qu’ils pourraient avoir sur la capacité du régime à s’acquitter de ses obligations ou à satisfaire aux exigences minimales en matière de capitalisation. Les risques inhérents à chaque activité d’envergure sont cotés selon l’échelle suivante : faible, modéré, supérieur à la moyenne ou élevé.

Les risques inhérents aux activités de communication avec les participants sont les suivants : risque opérationnel, risque juridique et réglementaire et risque stratégique.

3.1 Risque opérationnel

Il s’agit du risque associé à l’insuffisance des mécanismes de contrôle et des processus internes, aux défaillances technologiques, aux erreurs humaines, à la fraude et aux catastrophes naturelles. Le principal risque associé à l’activité d’envergure que constitue la communication avec les participants découle de la possibilité de défaillance des mécanismes de contrôle et des processus internes qui entraînerait une dégradation des communications.

Évaluation du risque opérationnel
Les éléments qui suivent doivent être pris en compte dans l’évaluation du risque opérationnel :

Complexité du régime de retraite : En leur qualité de fiduciaires, les administrateurs de régime doivent communiquer de manière efficace avec les participants du régime. La complexité du régime constitue un des facteurs clés pour déterminer le risque opérationnel lié aux activités de communication. Comme les participants n’ont pas nécessairement une compréhension approfondie du régime de retraite, la complexité de celui‑ci peut accroître le risque que l’information qui leur est transmise ne soit pas comprise. Les régimes assortis de prestations complexes, par exemple un régime fin de carrière avec prestations de retraite anticipée ou de raccordement, d’autres prestations accessoires ou plusieurs âges admissibles, peuvent être très difficiles à expliquer aux participants. Les renseignements communiqués aux participants doivent toujours être clairs et faciles à comprendre.

Régimes interentreprises : Dans le cas des régimes interentreprises, la communication avec les participants peut présenter un risque opérationnel considérable. Lorsque les employeurs participants, plutôt qu’un tiers administrateur, traitent des questions de retraite avec les participants, ils doivent avoir un représentant des ressources humaines ayant les connaissances nécessaires pour répondre aux questions à propos du régime. Dans le cas d’un régime interentreprises, chaque employeur doit désigner un représentant. Comme il est probable que ces représentants ne s’occupent pas uniquement des questions touchant le régime de retraite, il existe un risque que leurs connaissances ne soient pas suffisamment approfondies et qu’ils fournissent des renseignements contradictoires ou erronés. Lorsque les modalités du libellé du régime, de l’accord de fiducie ou de tout autre document à l’appui du régime autorise le conseil de fiducie à apporter des modifications qui font en sorte de réduire les prestations de retraite ou les droits à pension, ce pouvoir doit être communiqué aux participants, aux anciens participants et aux employeurs concernés, afin que les participants comprennent la nature de leurs prestations et le risque associé à ce type de régime.

Régimes assujettis à un mécanisme d’accommodement pour les régimes de pension en difficulté (MARPD) : Les communications avec les participants peuvent aussi présenter un risque opérationnel considérable pour les régimes dont le répondant met en œuvre un MARPD. La Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension (LNPP) et le Règlement de 1985 sur les normes de prestation de pension (RNPP) prescrivent à l’administrateur du régime de fournir aux participants et aux bénéficiaires des renseignements dans un délai prescrit après le début de la période de négociation. L’administrateur doit aussi fournir des renseignements aux représentants dans un délai prescrit suivant leur nomination. Une fois que l’employeur et les représentants ont convenu d’un mécanisme d’accommodement proposé, les participants et les bénéficiaires doivent en être informés dans le délai prescrit. Un administrateur qui ne comprend pas les complexités d’un MARPD risque de ne pas communiquer l’information nécessaire ou de communiquer des renseignements erronés aux participants et aux bénéficiaires.

Autres situations particulières : D’autres renseignements pourraient aussi devoir être communiqués lorsqu’un régime est assujetti à des règles de capitalisation particulières ou qu’une opération nécessite l’autorisation du BSIF.

Taille du régime : La taille du régime peut créer un risque opérationnel en matière de communication. L’administrateur doit veiller à ce que les coordonnées des participants soient à jour. Les régimes d’envergure doivent traiter une grande quantité d’information, ce qui accroît le risque que des erreurs soient commises lorsqu’elle est mise à jour et peut faire en sorte que les participants ne reçoivent pas des renseignements importants.

Risques liés aux ressources humaines : Sur le plan opérationnel, il existe un risque qu’il ne soit pas possible de trouver rapidement une personne compétente pour remplacer un administrateur qui quitte son poste. Dans un tel cas, il pourrait pendant un certain temps n’y avoir aucune ressource ayant les connaissances nécessaires pour communiquer efficacement avec les participants. Cette situation pourrait être encore plus grave si, durant cette période, survenaient des événements exigeant une communication accrue avec les participants, par exemple si l’employeur éprouvait des difficultés financières. En outre, lorsque plusieurs bureaux au pays s’occupent de fournir des renseignements aux participants locaux, comme dans le cas des régimes de grandes sociétés ayant des installations à différents endroits ou des régimes interentreprises, la possibilité que les communications avec les participants ne soient pas cohérentes constitue un risque opérationnel.

3.2 Risque juridique et réglementaire

Il s’agit du risque que le régime ne soit pas conforme aux règles, aux règlements, aux pratiques prescrites et aux normes fiduciaires en vigueur dans les administrations où le régime exerce des activités. Ce risque comprend aussi le risque de fausse représentation de la part de l’administrateur du régime ou de l’employeur. L’application des éléments de divulgation décrits dans la ligne directrice du BSIF intitulée Divulgation de renseignements aux participants et aux participants anciens des régimes de pension et dans la Ligne directrice No 3 - Lignes directrices pour les régimes de capitalisation de l’ACOR aidera les administrateurs des régimes à réduire les risques juridiques et réglementaires.

Évaluation du risque juridique et réglementaire
Les éléments suivants doivent être pris en compte dans l’évaluation du risque juridique et réglementaire :

Enjeux liés à la technologie : La législation sur les pensions exige que l’information pertinente soit envoyée par écrit à la fois au participant et à son époux ou conjoint de fait. Ainsi, aux termes de la LNPP, tous les participants à un régime et leur époux ou conjoint de fait doivent recevoir un relevé écrit contenant l’information prévue par règlement dans les six mois suivants la fin de l’exercice du régime de retraite. L’administrateur doit s’assurer que l’information est bien transmise. Par exemple, si le participant n’a pas accès au courriel au travail, l’administrateur pourrait devoir transmettre de l’information par la poste ou autrement.

Exigences en matière de divulgation : Certains administrateurs de régimes doivent parfois satisfaire à des exigences de divulgation accrues, par exemple lorsque se produit un événement important touchant le régime (modification du régime, agréments réglementaires) ou un événement dont la divulgation aux participants est recommandée (diminution importante du ratio de solvabilité estimatif [RSE], retard dans le dépôt des déclarations réglementaires).

Relevés annuels : Le régime peut aussi être exposé à un risque juridique, selon la qualité des relevés annuels remis aux participants et d’autres déclarations obligatoires. Si les données contenues dans les relevés ne sont pas claires ou cohérentes, les participants du régime pourraient ne pas comprendre leurs droits et leurs prestations au titre du régime, ce qui entraîne une augmentation du nombre de demandes de renseignements, de plaintes et risque de poursuites de la part des participants.

Erreurs de divulgation : L’un des principaux risques juridiques auxquels les administrateurs de régime font face en ce qui concerne les dispositions à prestations déterminées est le risque d’une divulgation erronée. Comme en témoignent des cas entendus par les tribunaux, les répercussions de la communication de droits aux prestations erronés aux participants d’un régime pour la prise de décisions peuvent être considérables. Des erreurs peuvent aussi se produire si les bons formulaires ou les bons renseignements ne sont pas remis aux époux ou conjoints de fait des participants pour leur permettre de prendre des décisions indépendantes. Les explications concernant différents éléments doivent être complètes et transparentes afin que les parties comprennent bien les concepts nécessaires à la prise d’une décision éclairée. En conséquence, la complexité du régime doit être prise en compte dans l’évaluation du risque juridique inhérent.

Décisions en matière de placement : Par définition, les régimes assortis de comptes de capitalisation comportent un risque juridique potentiel associé aux communications et à l’information des participants touchant les décisions en matière de placement. Lorsqu’un tel régime offre des options de placement, l’administrateur doit fournir aux participants les renseignements nécessaires pour leur permettre de prendre des décisions éclairées en ce qui a trait aux placements dans lesquels sont investies leurs cotisations. L’adoption des éléments de divulgation décrits dans les lignes directrices pour les régimes de capitalisation aidera les administrateurs de régimes à fournir les renseignements appropriés à ces participants. En outre, les administrateurs doivent communiquer de manière efficace les risques uniques auxquels sont exposés les participants à un régime assorti de comptes de capitalisation. Ceux‑ci doivent notamment connaître leur responsabilité en ce qui a trait aux décisions en matière de placements et comprendre en quoi ces décisions influeront sur l’argent qui s’accumulera dans leur régime, et savoir qu’il leur incombe de s’informer eux‑mêmes à propos du régime et qu’ils peuvent demander conseil à une personne compétente.

3.3 Risque stratégique

Le risque stratégique découle de la difficulté ou de l’incapacité de l’administrateur du régime à mettre en œuvre les politiques ou les stratégies pertinentes nécessaires pour résoudre les problèmes et relever les défis liés à la conception ou à la structure du régime. Par exemple, la composition des participants du régime peut poser un défi puisqu’elle peut exiger des stratégies de communication particulières selon les différences sur le plan des niveaux d’études, des cultures et des langues des participants.

Évaluation du risque stratégique
Les éléments suivants doivent être pris en compte dans l’évaluation du risque stratégique :

Modifications :Les modifications touchant la conception et la structure d’un régime de retraite peuvent soulever un certain nombre de questions susceptibles d’être difficiles à expliquer aux participants et à leur époux ou conjoint de fait. Le nombre et la complexité des décisions concernant le moment et le mode de communication avec les participants augmentent le risque stratégique.

Réduction des prestations :L’administrateur doit communiquer clairement et de manière transparente aux participants touchés et à leur époux ou conjoint de fait, aux anciens participants, aux retraités et aux autres bénéficiaires tous les renseignements pertinents concernant la réduction des prestations. L’avis transmis aux participants doit expliquer les répercussions des modifications entraînant une diminution des prestations et le droit des participants de formuler des observations à l’intention du surintendant.

Plaintes et demandes de renseignements : L’historique des demandes de renseignements et des plaintes faites par les participants peut donner un indice de la qualité des communications avec les participants et de la nécessité d’analyser plus en profondeur les mécanismes de contrôle mis en œuvre par l’administrateur. Un processus officiel touchant la prise de décisions à propos des demandes de renseignements doit être consigné. Il peut s’agir d’un compte rendu des conversations, d’attestations signées par les participants et indiquant qu’ils comprennent les renseignements fournis, et de copies de toutes les communications envoyées aux participants ou reçues de la part de ces derniers.

4. Qualité de la gestion des risques

L’évaluation de la qualité de la gestion des risques (QGR) tient compte du rendement et des mesures d’atténuation des risques mises en œuvre par les administrateurs du régime dans deux secteurs clés : les mécanismes de contrôle et la supervision. La QGR est cotée selon l’échelle suivante : inacceptable, une amélioration s’impose, acceptable ou exemplaire.

Les mécanismes de contrôle comprennent les processus appropriés mis en place pour :

• aider l’administrateur du régime à s’acquitter efficacement de ses responsabilités;
• atténuer les risques inhérents du régime;
• planifier, diriger et contrôler les activités courantes du régime;
• bien informer la direction de ses responsabilité en matière de planification et d’orientation des activités du régime;
• soutenir les opérations générales du régime;
• contribuer à l’atteinte des objectifs stratégiques fixés par le conseil de fiducie ou d’administration (le conseil) ou par le comité des pensions.

La fonction de supervision assure l’intendance et la supervision indépendante du régime. Elle incombe généralement au conseil ou à un comité des pensions.

4.1 Évaluation des mécanismes de contrôle s’appliquant aux activités de communication avec les participants

Les mécanismes de contrôle que le GR peut s’attendre à constater en ce qui a trait aux activités de communication avec les participants sont nombreux. Le GR doit toutefois se concentrer sur les mécanismes de contrôle en place le plus susceptibles d’atténuer les risques inhérents recensés.

Politique en matière de communication : Un processus approprié décrivant les étapes, les approbations et les intrants nécessaires doit être consigné, et décrire les grandes lignes des modes de communication choisis par les administrateurs du régime pour transmettre aux participants les renseignements essentiels, par exemple :

• Livret du participant à jour où figure la version la plus récente du libellé du régime;
• Relevé annuel du participant;
• Relevé du participant à la cessation de sa participation, à sa retraite ou à son décès;
• Modifications apportées au régime;
• Possibilité pour les participants de consulter les documents relatifs au régime;
• Prestation de renseignements et d’explications aux participants en ce qui a trait aux événements importants touchant le régime, par exemple une réduction des prestations, un remboursement de l’excédent, une cession d’actifs ou un retard dans la présentation des déclarations réglementaires, ainsi qu’aux répercussions de ces événements sur les prestations des participants.
• Divulgation des renseignements à des étapes clés dans le cas des régimes assujettis à un mécanisme d’accommodement pour les régimes de pension en difficulté (MARPD).

Communication proactive : Des communications non obligatoires, par exemple des bulletins trimestriels, des articles publiés dans un site Web ou ailleurs et des séances d’information, peuvent contribuer à améliorer la connaissance que les participants ont du régime. De telles communications indiquent que l’administrateur agit de manière proactive et atténuent les risques liés à la communication.

Autres modes de communication : Les mécanismes de contrôle touchant la communication comprennent aussi les politiques relatives à d’autres modes de prestation de renseignements, par exemple par l’entremise d’un site Web. Les politiques concernant le type de renseignements à publier, la sécurité du site Web et la fréquence des examens et des mises à jour devraient être officialisées et consignées. Différents modes de communication peuvent être requis selon différents degrés de complexité. En outre, il faut tenir compte des questions liées à la protection des renseignements personnels associées à de tels modes de communication. Ces mesures visent à réduire à la fois le risque opérationnel et le risque juridique et réglementaire.

Éducation des participants : L’administrateur doit prendre une part active dans l’éducation des participants à propos des risques et des avantages que présente le régime de retraite. Le contrôle des présences aux séances d’information serait avantageux.

4.2 Évaluation de la fonction de supervision des activités de communication avec les participants

Le rôle de la fonction de supervision en ce qui a trait aux activités de communication avec les participants se rapporte à l’approbation des communications et à l’assurance que les pouvoirs exercés par les fournisseurs de services sont utilisés conformément aux attentes. La supervision comprend la reddition de comptes au conseil ou au comité des pensions à propos de la façon dont sont traitées les plaintes et les demandes de renseignements des participants, et du type de demandes de renseignements et de plaintes reçues.

Le GR doit s’assurer que la délégation des responsabilités en matière de communication est clairement consignée et approuvée. Il doit notamment s’assurer que :

• les responsabilités de toutes les parties concernées en matière de communication sont clairement énoncées et consignées;
• les questions de conservation des documents sont réglées;
• tous les processus nécessaires sont mis en œuvre et respectés;
• les exigences en matière de conformité sont satisfaites;
• Il existe un processus d’examen et d’approbation des mécanismes de contrôle procédural concernant la communication avec les participants.

Les personnes chargées des activités de supervision doivent être au fait des initiatives courantes de la fonction de communication. Afin de déterminer si c’est effectivement le cas, le GR peut demander à voir les comptes rendus des réunions du conseil pour s’assurer que ces questions sont abordées sous tous les angles, y compris des points de vue opérationnel, juridique et réglementaire et stratégique. En outre, le GR peut évaluer la supervision en consultant la réponse de l’administrateur à la lettre à la direction transmise après une inspection sur place ou un examen administratif.

5. Risque net

Le risque net associé à chaque activité d’envergure dépend du niveau global des risques inhérents, compte tenu de la qualité globale de la gestion des risques. Les niveaux globaux sont fondés sur un jugement qui tient compte de toutes les cotes des risques inhérents et de la qualité de la gestion des risques associés à l’activité. Le risque net est coté selon l’échelle suivante : faible, modéré, supérieur à la moyenne ou élevé.

L’évaluation du risque net associé aux activités de communication avec les participants exige que l’on détermine le niveau de chaque risque inhérent et la qualité des mesures d’atténuation de ces risques dans le cadre des activités liées à la qualité de la gestion des risques (mécanismes de contrôle et fonction de supervision) effectuées par l’administrateur du régime.

Lorsqu’on détermine le risque net, certains risques inhérents influencent la cote plus que d’autres. Le GR doit faire preuve de jugement lorsqu’il détermine les risques qui ont la plus grande influence sur le risque net. Outre les risques inhérents, il faut tenir compte des cotes attribuées aux mécanismes de contrôle et de supervision dans l’attribution d’une cote de risque net à l’activité d’envergure que constitue la communication avec les participants.

Exemple : Dans le cas d’un régime comptant un grand nombre de participants bien établis ainsi que des retraités et des participants actifs partout au pays, le risque opérationnel peut être considéré comme influençant la cote de risque net.

Exemple : Dans le cas d’un régime dont la fonction de communication a déjà posé problème, l’évaluation des fonctions de contrôle et de la supervision sur le plan de la QGR revêt une importance particulière.
Voici la portion de la matrice de risque qui s’applique à l’évaluation du risque net associé à l’activité d’envergure que constitue la communication avec les participants :