Déclarations et rapports à produire lors de la cessation d’un régime de retraite à cotisations déterminées

Propriétés du document

• Type de publication : Guide d’instructions
• Date : Mars 2016

Introduction

Le guide d’instructions sur les déclarations et rapports à produire lors de la cessation d’un régime de retraite à cotisations déterminées est conçu pour faire part au secteur des régimes de retraite des exigences du Bureau du surintendant des institutions financières quant aux documents à produire en cas de cessation, totale ou partielle, d’un régime de retraite à cotisations déterminées aux termes de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension (LNPP). À noter que le présent guide ne s’applique pas aux rapports de cessation des régimes comportant un volet à prestations déterminées. La présente version de ce guide remplace la version précédente parue en août 2008 et tient compte des modifications apportées à la LNPP et au Règlement de 1985 sur les normes de prestation de pension (RNPP) depuis 2008. Les dernières de ces modifications du RNPP prennent effet le 1er juillet 2016. Lorsque l’exigence en vigueur avant le 1er juillet 2016 diffère de celle effective à compter de cette date, le guide donne une explication des deux.

La LNPP et le RNPP font autorité en ce qui touche les exigences applicables aux régimes en voie de cessation ou auxquels il a été mis fin. En cas de divergence entre le présent guide et la législation, cette dernière a préséance. Le BSIF peut exiger la production de documents qui ne sont pas mentionnés ici.

Le BSIF a créé un modèle de rapport normalisé  que la plupart des régimes de retraite à cotisations déterminées peuvent utiliser lorsqu’ils cessent leurs activités. Nous invitons le lecteur à consulter le guide d’instructions qui s’y rattache au moment de produire ce rapport.

1. Exigences redditionnelles

L’article 29 de la LNPP porte sur la cessation et la liquidation^{Note de bas de page 1} des régimes de retraite. Selon le paragraphe 29(5), l’administrateur d’un régime ou l’employeur qui entend procéder à la cessation ou à la liquidation d’un régime de retraite doit en aviser le surintendant par écrit au moins 60 jours et au plus 180 jours avant la date envisagée pour la cessation ou la liquidation du régime. Cette exigence peut avoir une incidence sur la date de prise d’effet proposée de la cessation ou de la liquidation du régime de retraite.

Aux termes du paragraphe 29(4.1), seul le surintendant peut déclarer la cessation partielle d’un régime de pension.

En vertu du paragraphe 29(9), lors de la cessation d’un régime, en tout ou en partie, l’administrateur doit déposer un rapport de cessation auprès du surintendant. Aux termes de l’article 24 du RNPP, le rapport de cessation d’un régime à cotisations déterminées peut être établi par un actuaire, un comptable ou autre expert-conseil.

Le BSIF a créé un modèle de rapport normalisé que la plupart des régimes de retraite à cotisations déterminées peuvent utiliser lorsqu’ils cessent leurs activités.

Prestations payables avant l’approbation du rapport de cessation

Le paragraphe 29(10) de la LNPP prévoit que les actifs du régime ne peuvent être utilisés pour le service de prestations avant que le surintendant n’ait approuvé le rapport de cessation. Toutefois, l’administrateur d’un régime à cotisations déterminées n’est pas tenu d’attendre que le surintendant ait approuvé le rapport de cessation pour verser des prestations variables, au fur et à mesure de leur échéance, jusqu’à la date de cessation. De plus, dans le cas d’un participant qui part à la retraite ou d’un survivant admissible à une prestation de décès, l’administrateur peut, avant que le surintendant n’ait approuvé la cessation du régime :

• acheter une rente immédiate, ou
• transférer un droit à pension à un fonds de revenu viager ou à un fonds de revenu viager restreint, au sens du RNPP.

Un paiement ou une série de paiements payable à un participant ou participant ancien en application des dispositions de l’alinéa 18(2)b) de la LNPP sur l’invalidité et l’espérance de vie réduite peut aussi être effectué avant que le rapport de cessation ne soit approuvé puisque cette prestation serait réputée une prestation de pension échue.

Aucun droit à pension payable à un participant par l’effet de l’alinéa 18(2)c) de la LNPP (règle des prestations de faible montant) ne peut être versé tant que le surintendant n’a pas approuvé le rapport de cessation.

Paiements que l’employeur doit effectuer lors de la cessation du régime

Le paragraphe 29(6) de la LNPP prévoit que, lors de la cessation totale d’un régime de pension à cotisations déterminées, l’employeur est tenu de verser immédiatement à la caisse de retraite une somme correspondant aux sommes retenues sur le traitement des participants qui n’ont pas été versées à la caisse de retraite, de même que les cotisations patronales et autres montants dont il est redevable envers le régime de retraite.

2. Renseignements à communiquer aux participants et anciens participants

Avis initial de cessation du régime – à compter du 1er juillet 2016

Selon l’alinéa 28(2.1)a) de la LNPP, en cas de cessation totale du régime, l’administrateur doit, dans les 30 jours qui suivent, en informer par écrit les participants et les anciens participants (y compris les retraités qui reçoivent des prestations variables) et leur époux ou conjoint de fait. De plus, selon l’article 23.4 du RNPP, cet avis écrit doit être fait selon la formule 2.1 de l’annexe IV du RNPP. Cette formule renferme des renseignements de base concernant les participants et les bénéficiaires et une déclaration selon laquelle ceux-ci peuvent examiner les documents déposés auprès du surintendant, ainsi que les types de prestations qui peuvent être versés et ceux dont le versement ne peut avoir lieu avant que le surintendant n’approuve le rapport de cessation.

Relevés de cessation détaillés

À compter du 1er juillet 2016

L’alinéa 28(2.1)b) de la LNPP prévoit que, dans les 120 jours suivant la cessation totale du régime, l’administrateur doit faire parvenir un relevé aux participants, aux anciens participants (y compris les retraités) et à leur époux ou conjoint de fait qui les informe de leurs prestations de pension et de toute autre somme qui leur est due en vertu du régime. Selon l’article 23.4 du RNPP, ce relevé doit être conforme à la formule 2.2 de l’annexe IV du RNPP.

Cette formule renferme des renseignements du même type que ceux devant être fournis aux participants en cas d’arrêt de participation, y compris les options de transfert qui s’offrent à eux.

Lorsqu’un relevé est produit avant l’approbation du rapport de cessation et que, dans le cours du processus d’approbation du rapport de cessation, le BSIF demande à l’administrateur de modifier les droits à prestation, le BSIF s’attend à ce que l’administrateur envoie un nouveau relevé.

Jusqu’au 1er juillet 2016

Comme on l’a vu, les formules 2.1 et 2.2 de l’annexe IV du RNPP devront être utilisées à compter du 1er juillet 2016. D’ici là, l’administrateur devrait utiliser la formule 2 à l’annexe IV du RNPP afin de respecter l’exigence de fournir un relevé de cessation aux participants et à leur époux ou conjoint de fait, dans les 30 jours suivant la cessation du régime.

Le relevé de cessation doit aussi expliquer que le rapport de cessation indiquant les prestations des participants est assujetti à l’approbation du surintendant et que les prestations ne peuvent être versées tant que le rapport de cessation n’aura pas été approuvé.

Si l’administrateur du régime ne peut produire les relevés de cessation dans les 30 jours suivant la cessation du régime, il doit en informer le BSIF, lui fournir la raison du retard et indiquer la date à laquelle il prévoit les produire.

L’administrateur du régime doit aussi informer les participants et toute autre personne bénéficiant de droits à l’égard du régime (p. ex., les retraités qui reçoivent une prestation variable et les anciens participants ayant droit à une prestation de pension différée) de la cessation du régime. 

En cas de modification du droit aux prestations pendant l’étape d’approbation du rapport de cessation, le BSIF s’attend à ce que l’administrateur du régime fournisse une version révisée du relevé de cessation.

Options de transfert offertes aux participants

À la cessation d’un régime, et une fois le rapport de cessation approuvé, les participants qui ne sont pas encore admissibles à la retraite peuvent se prévaloir des options de transfert décrites à l’article 26 de la LNPP.

Les participants admissibles à la retraite peuvent aussi se prévaloir des options de transfert sous réserve des modalités du régime. Les administrateurs des régimes peuvent aussi choisir d’offrir les options de transfert aux anciens participants ayant droit à une prestation de pension différée.

Voici les options de transfert prévues à l’article 26 :

• transférer les droits à pension dans un instrument non immobilisé ou octroyer une somme forfaitaire versée en espèces si la prestation n’est pas immobilisée^{Note de bas de page 2};
• transférer les droits à pension dans un autre régime de retraite (y compris un régime de pension agréé collectif et un régime provincial^{Note de bas de page 3});
• transférer les droits à pension dans un régime enregistré d’épargne-retraite immobilisé, un fonds de revenu viager, ou un fonds de revenu viager restreint du type décrit dans le RNPP^{Note de bas de page 4};
• utiliser les droits à pension pour acheter une rente viagère immédiate ou différée.

Après avoir reçu leur relevé de cessation, les participants doivent avoir au moins 60 jours à partir de la date de réception du relevé pour informer l’administrateur de leur choix.

Consentement de l’époux ou du conjoint de fait à certaines options de transfert

À compter du 1er juillet 2016

Le paragraphe 26(2.1) de la LNPP prévoit que lorsque

• le participant est admissible à la retraite; et
• le participant souhaite transférer ses droits à pension à un régime enregistré d’épargne‑retraite immobilisé, à un fonds de revenu viager ou à un fonds de revenu viager restreint du type décrit dans le RNPP;

le transfert ne peut être effectué que si l’époux ou le conjoint de fait du participant notifie à l’administrateur son consentement au transfert.

Conformément au paragraphe 18(3.1) du RNPP (qui prend effet à compter du 1er juillet 2016), cette notification doit être fournie à l’administrateur dans la formule 3.1 de l’annexe II du RNPP.

Jusqu’au 1er juillet 2016

Comme on l’a vu, la formule 3.1 de l’annexe II du RNPP devra être utilisée à compter du 1er juillet 2016. D’ici là, si le régime permet le transfert, le participant admissible à la retraite ne requiert pas le consentement de son époux ou conjoint de fait pour transférer ses droits à pension du régime.

3. Rapport de cessation

Le BSIF a créé un modèle de rapport normalisé  que la plupart des régimes de retraite à cotisations déterminées peuvent utiliser lorsqu’ils cessent leurs activités. Lorsque l’administrateur n’utilise pas ce rapport type, le BSIF s’attend à ce que le rapport de cessation qu’il recevra contienne à tout le moins les renseignements demandés dans son rapport type.

Le BSIF s’attend à ce que tous les rapports de cessation renferment les renseignements suivants sur les participants ou les anciens participants (y compris les retraités), afin qu’il puisse s’assurer que les mesures de cessation sont conformes à la LNPP et au RNPP :

• le numéro d’identification du participant;
• l’âge ou la date de naissance;
• le nombre d’années créditées aux termes du régime;
• la valeur du compte du participant (séparément, le montant des cotisations salariales et patronales requises, des cotisations transférées d’un autre régime et des cotisations facultatives supplémentaires, le cas échéant).

Le BSIF peut demander des renseignements supplémentaires pour vérifier l’exactitude des prestations payables aux participants.

4. Recherche d’anciens participants ou de bénéficiaires

Lors de la cessation d’un régime, l’administrateur est censé prendre toutes les mesures nécessaires pour retracer toute personne ayant droit à des prestations de la caisse de retraite au moyen, notamment :

• d’avis publiés dans les journaux locaux et nationaux, de publications syndicales, de bulletins ou d’avis dans les bureaux locaux des syndicats;
• de recherches effectuées par des organismes d’enquête privés et dans des bases de données;
• de recherches dans les bases de données d’État, comme celles des bureaux provinciaux des véhicules automobiles.

Le rapport de cessation du régime devrait décrire au BSIF les mesures prises pour retracer tous les bénéficiaires du régime ainsi que la façon dont l’administrateur entend traiter les obligations envers ceux qu’il ne peut retrouver. Si, malgré ses efforts, l’administrateur n’est pas en mesure de retracer certains d’entre eux, il peut : 

• acheter des rentes différées pour ces anciens participants ou bénéficiaires;
• verser les sommes dues au tribunal conformément, par exemple, à la loi provinciale régissant les sociétés de fiducie, s’il y a lieu; 
• demander l’avis, les conseils ou des consignes au tribunal.

D’autres options peuvent s’offrir aux anciens participants ou aux bénéficiaires assujettis aux lois provinciales sur les pensions.

Même si l’article 10.3 de la LNPP permet au ministre des Finances de désigner une entité chargée de recevoir et de déterminer les droits à pension de personnes introuvables, cette entité n’a pas encore été désignée, si bien que cette option n’est pas disponible à l’heure actuelle.

5. Documents exigés à la cessation du régime

Lorsqu’un régime cesse ses activités, le BSIF s’attend à ce que les documents suivants lui parviennent dans les 90 jours suivant la date de cessation :

• un rapport de cessation sous forme de rapport type ou de rapport personnalisé qui reproduit à tout le moins toutes les rubriques du rapport type; 
• le texte de la modification du régime, de la résolution du conseil d’administration ou de la lettre de l’employeur ou de l’administrateur sous forme de document signé attestant de la cessation du régime et indiquant si un régime est maintenu pour les participants et, dans l’affirmative, le numéro d’agrément de ce dernier et l’organisme de réglementation auprès duquel cet autre régime est agréé;
• un échantillon des relevés de cessation (avis de cessation du régime^{Note de bas de page 5} et relevé de cessation détaillé).

Tous les documents doivent être produits directement auprès du BSIF et non par l’entremise du Système de déclaration réglementaire (SDR).

6. Avis d’approbation et distribution des prestations

Après avoir examiné le rapport de cessation et tous les renseignements pertinents, le BSIF communiquera à l’administrateur du régime la décision du surintendant d’approuver ou non le rapport. À la réception de l’avis d’approbation du surintendant, le BSIF s’attend à ce que l’administrateur distribue les prestations sans tarder de la manière prévue dans le rapport.

Lorsque l’administrateur ne peut distribuer ces prestations dans un délai raisonnable, on s’attend à ce qu’il informe le BSIF des motifs du retard et de la date prévue de distribution des prestations. Le BSIF peut exiger que les participants soient avisés de ce retard et de ses motifs.

7. Relevés annuels exigés après la cessation du régime

Conformément à l’article 12 de la LNPP et à l’article 2 du Règlement sur les cotisations des régimes de retraite, l’administrateur du régime doit continuer de produire la Déclaration annuelle de renseignements (BSIF-49), les États financiers certifiés (BSIF-60), le Rapport de l’auditeur (au besoin) et de verser tous les ans les cotisations tant qu’il subsiste des actifs dans la caisse de retraite. Ces documents sont à produire en date de la fin de l’exercice du régime. On s’attend aussi à ce que l’administrateur avise le BSIF par écrit lorsque tous les actifs ont été distribués et à ce qu’il soumette les états financiers du dépositaire de la caisse pour l’exercice en cours.