Cessation d’un régime de retraite à cotisations déterminées

Le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF) publie le présent guide d’instructions pour faire part au secteur des régimes de retraite de ses exigences en matière de rapports à produire et de renseignements à fournir lors de la cessation, totale ou partielle, des activités d’un régime de retraite à cotisations déterminées aux termes de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de retraite (LNPP). Ce guide ne s’applique pas aux rapports de cessation d’un régime de retraite comportant un volet à prestations déterminées.

Le présent guide remplace la version précédente, publiée en mars 2016, et renferme des modifications visant à clarifier les attentes du BSIF et à tenir compte des modifications du Règlement sur les cotisations des régimes de pension qui sont entrées en vigueur le 1^er avril 2019.

Les exigences applicables aux régimes de retraite qui ont fait l’objet d’une cessation, ou sont en voie d’en faire l’objet procèdent de la LNPP et du Règlement de 1985 sur les normes de prestation de pension (RNPP). En cas de divergence entre le présent guide et la législation, cette dernière a préséance. Le BSIF peut exiger la production de documents qui ne sont pas mentionnés ici.

1. Exigences en matière de communications aux autorités et de production d’un rapport à la cessation d’un régime

1.1 Avis au BSIF

L’administrateur ou l’employeur qui entend mettre fin à un régime de retraite doit en informer le surintendant par écrit au moins 60 jours et au plus 180 jours avant la date de cessation (c.-à-d. la date d’entrée en vigueur de la cessation du régime)^{Footnote 1}. Le non-respect de cette exigence peut influer sur la date de cessation proposée et amener le BSIF à imposer le report de la date d’entrée en vigueur.

Seul le surintendant peut déclarer la cessation partielle d’un régime de retraite^{Footnote 2}. Toutefois, si un régime de retraite agréé par le BSIF est de compétences multiples (c.-à-d. qu’il comprend des prestations de retraite assujetties à la législation provinciale sur les régimes de retraite), l’administrateur peut mettre fin en partie au régime pour les participants provinciaux seulement. Dans un tel cas, l’administrateur peut devoir demander au surintendant d’approuver un rapport de cessation partielle, comme l’exige la législation provinciale applicable. Si le BSIF supervise le régime pour le compte d’une province, le surintendant peut donner son approbation au rapport de cessation partielle au nom de l’organisme de réglementation provincial.

1.2 Rapport de cessation

L’administrateur qui a mis fin à un régime, en tout ou en partie, doit déposer auprès du surintendant un rapport de cessation^{Footnote 3}. Le rapport de cessation d’un régime à cotisations déterminées peut être établi par un actuaire, un comptable ou un autre expert-conseil^{Footnote 4}.

Le Rapport normalisé de cessation d’un régime à cotisations déterminées (le « rapport de cessation ») du BSIF devrait être utilisé lors de la cessation d’un régime de retraite à cotisations déterminées^{Footnote 5}.

Le rapport de cessation doit renfermer les renseignements ci-dessous sur les participants et les anciens participants (y compris les retraités touchant des prestations variables en vertu du régime), afin que le BSIF puisse s’assurer que les mesures de cessation sont conformes à la LNPP et au RNPP. Afin d’éviter la collecte de renseignements personnels superflus, l’administrateur ne doit pas fournir de renseignements précis qui permettraient d’identifier un participant ou un ancien participant (par exemple, nom, date de naissance, numéro d’assurance sociale).

• Numéro d’identification du participant ou de l’ancien participant;
• Âge exact en années et en mois, ou année et mois de naissance;
• Années de service crédité au régime;
• Valeur du compte du participant (indiquer séparément, le montant des cotisations de l’employé, toutes cotisations facultatives supplémentaires, tous montants transférés d’un autre régime et le montant des cotisations de l’employeur. Tous les montants doivent comprendre les revenus de placements);
• Mention indiquant si les prestations sont assujetties à une législation provinciale sur les régimes de retraite^{Footnote 6}.

Le BSIF peut demander un complément d’information pour vérifier l’exactitude des prestations payables.

1.3 Documents exigés à la cessation du régime

Lorsqu’un régime cesse ses activités, le BSIF s’attend à ce que les documents suivants lui parviennent dans les 90 jours suivant la date de cessation :

• Rapport de cessation;
• Texte de la modification du régime ou de la résolution du conseil d’administration ou, en l’absence de ces documents, lettre signée par l’employeur ou l’administrateur signalant la cessation du régime;
• Exemples de l’avis initial de cessation du régime et d’un relevé de cessation détaillé.

2. Prestations payables avant l’approbation du rapport de cessation

La LNPP prévoit que l’actif d’un régime de retraite ne peut pas être affecté aux prestations avant que le surintendant n’ait approuvé le rapport de cessation. Cependant, l’administrateur peut payer à la personne qui y a droit les prestations de retraite, au fur et à mesure de leur échéance^{Footnote 7}.

Dans le cas d’un régime à cotisations déterminées, le BSIF estime que les mesures suivantes équivalent au paiement des prestations de retraite au fur et à mesure de leur échéance :

• Verser des prestations variables en vertu du régime.
• Acheter une rente immédiate pour un participant prenant sa retraite ou un survivant.
• Transférer les droits à pension d’un participant prenant sa retraite ou d’un survivant dans un fonds de revenu viager ou un fonds de revenu viager restreint.
• Verser des prestations en raison d’une invalidité^{Footnote 8}, comme le prévoit l’alinéa 18(2)b) de la LNPP.

Les autres types de transferts de droits à pension, y compris ceux qui peuvent être payables à un participant sous forme forfaitaire parce que leur valeur est faible^{Footnote 9}, ne sont pas considérés comme équivalant au paiement de prestations de retraite au fur et à mesure de leur échéance. Par conséquent, la répartition de droits à pension, sauf dans les cas précités, ne peut avoir lieu avant que le surintendant n’ait approuvé le rapport de cessation.

3. Paiements exigibles à la cessation du régime

Lors de la cessation totale d’un régime de retraite à cotisations déterminées, l’employeur est tenu de verser immédiatement à la caisse de retraite l’intégralité des sommes retenues sur le traitement des participants qui n’ont pas été versées, de même que toutes les cotisations patronales et tous les autres montants dont il est redevable envers le régime de retraite^{Footnote 10}.

4. Communications aux participants et anciens participants

4.1 Avis initial de cessation du régime

En cas de cessation totale d’un régime, l’administrateur doit, dans les 30 jours suivant la date de cessation, informer par écrit les participants, les anciens participants (y compris les retraités recevant des prestations variables tirées de la caisse de retraite) et leur époux ou conjoint de fait de la cessation du régime^{Footnote 11}. Les survivants qui touchent des prestations variables doivent également recevoir un avis de cessation.

Cet avis écrit doit être conforme au formulaire 2.1 de l’annexe IV du RNPP^{Footnote 12}. Ce formulaire renferme des renseignements de base concernant les participants et les bénéficiaires et une déclaration selon laquelle ceux-ci peuvent examiner les documents déposés auprès du surintendant, ainsi que les types de prestations qui peuvent être versés et ceux dont le versement ne peut avoir lieu avant que le surintendant n’approuve le rapport de cessation.

4.2 Relevés de cessation détaillés

En cas de cessation totale d’un régime, l’administrateur doit, dans les 120 jours suivant la date de cessation, informer par écrit les participants, les anciens participants (y compris les retraités recevant des prestations variables tirées de la caisse de retraite) et leur époux ou conjoint de fait des prestations et autres prestations payables qui leur sont dus en vertu du régime^{Footnote 13}. Les survivants qui touchent des prestations variables tirées de la caisse de retraite doivent également recevoir un relevé de cessation détaillé.

Ce relevé écrit doit être conforme au formulaire 2.2 de l’annexe IV du RNPP^{Footnote 14}. Ce formulaire renferme des renseignements du même type que ceux devant être fournis aux participants en cas d’arrêt de participation, y compris les options de transfert qui s’offrent à eux.

Si, à l’étape d’approbation du rapport de cessation, le BSIF exige une modification du droit aux prestations ou constate qu’il manque des renseignements, il s’attend à ce que l’administrateur du régime envoie une version révisée du relevé de cessation détaillée.

4.3 Options de transfert offertes aux participants

Les participants et les anciens participants ayant des prestations différées dans le régime à la date de cessation ont, par défaut, le droit de recevoir leurs prestations de retraite au moyen d’une rente achetée par l’administrateur.

Les participants qui ne sont pas encore admissibles à la retraite à la date de cessation ont également droit aux options de transfert décrites au paragraphe 26(1) de la LNPP.

Les participants admissibles à la retraite à la date de cessation peuvent également avoir droit à des options de transfert, si les modalités du régime le prévoient. L’administrateur pourrait également choisir d’offrir des options de transfert à la cessation du régime aux participants admissibles à la retraite (même si les modalités du régime n’en prévoient pas) ou aux anciens participants ayant des prestations différées dans le régime. Dans de tels cas, l’administrateur doit documenter cette décision (p. ex. dans le procès-verbal du conseil d’administration).

Voici les options de transfert prévues à l’article 26 de la LNPP :

• Transférer les droits à pension dans un autre régime de retraite (y compris un régime de retraite agréé collectif et un régime provincial)^{Footnote 15} si ce dernier régime le permet.
• Transférer les droits à pension dans un régime enregistré d’épargne-retraite immobilisé (REER immobilisé), un fonds de revenu viager ou un fonds de revenu viager restreint du type décrit dans le RNPP^{Footnote 16}.
• Utiliser les droits à pension pour acheter une rente viagère immédiate ou différée.

Les participants doivent avoir au moins 60 jours à partir de la date de réception de leur relevé de cessation détaillé pour informer l’administrateur de l’option de transfert qu’ils ont choisie. Si un participant n’effectue aucun choix et que les prestations sont immobilisées^{Footnote 17}, l’administrateur est tenu d’acheter une rente différée ou immédiate pour le compte du participant. Le relevé de cessation doit mentionner clairement l’achat de rente par défaut advenant que le participant ne fasse connaître aucun choix.

Si les prestations ne sont pas immobilisées^{Footnote 18}, l’administrateur peut les verser sous forme de montant forfaitaire ou offrir au participant le choix de transférer les droits à pension à un REER non immobilisé. Si ce choix est offert au participant, le relevé de cessation doit mentionner clairement de quelle façon la prestation sera versée si le participant n’effectue aucun choix.

4.4 Consentement de l’époux ou du conjoint de fait à certaines options de transfert

Si un participant est admissible à la retraite d’un régime de retraite et qu’il souhaite transférer ses droits à pension dans :

• un REER immobilisé;
• un fonds de revenu viager;
• un fonds de revenu viager restreint;

le transfert ne peut être effectué que si l’époux ou le conjoint de fait du participant avise l’administrateur de son consentement au transfert^{Footnote 19}. Cet avis doit être fourni à l’administrateur dans le formulaire 3.1 de l’annexe II du RNPP^{Footnote 20}.

5. Localisation de participants, d’anciens participants ou d’autres personnes

Si l’administrateur n’est pas en mesure de communiquer avec les participants, les anciens participants et toute autre personne ayant droit à des prestations en vertu du régime en utilisant leur dernière adresse connue, il doit faire les démarches nécessaires pour les retrouver. Pour connaître les pratiques exemplaires et les options en matière de recherche de participants non localisables, veuillez consulter la ligne directrice n^o 9 de l’Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite - Recherche de participants introuvables dans un régime de retraite.

Si l’administrateur a fait les démarches nécessaires, mais qu’il n’est pas en mesure de retrouver un participant, un ancien participant ou une autre personne ayant droit à des prestations immobilisées en vertu du régime, il peut envisager les options suivantes^{Footnote 21} :

• Acheter une rente différée pour l’ancien participant ou le bénéficiaire.
• Si l’achat d’une rente différée n’est pas possible (p. ex. si le montant est très faible et que le coût serait disproportionné par rapport aux prestations ou qu’il serait difficile de trouver une société d’assurance désireuse de fournir la rente en question), transférer les droits à pension dans un REER immobilisé individuel, si ce type de transfert est acceptable pour l’institution financière et respecte les règles applicables de la Loi de l’impôt sur le revenu.
• Verser les sommes dues au tribunal conformément, par exemple, à la loi provinciale régissant les sociétés de fiducie, s’il y a lieu.
• Demander un avis, des conseils ou des consignes au tribunal.

Si les prestations ne sont pas immobilisées^{Footnote 22}, l’administrateur peut les verser sous forme de montant forfaitaire ou les transférer à un REER non immobilisé, sous réserve de l’application des règles de la Loi de l’impôt sur le revenu.

D’autres options peuvent être offertes pour les personnes dont les prestations sont assujetties aux lois provinciales sur les régimes de retraite.

6. Avis d’approbation et distribution des prestations

Après avoir examiné le rapport de cessation et tous les renseignements pertinents, le BSIF fera savoir à l’administrateur si le surintendant approuve ou non le rapport de cessation.

À la réception de l’avis d’approbation du surintendant, le BSIF s’attend à ce que l’administrateur distribue les prestations sans tarder de la manière prévue dans le rapport. Si l’administrateur ne peut distribuer les prestations dans un délai raisonnable, il doit informer le BSIF des motifs du retard et de la date prévue de distribution des prestations. Le BSIF peut exiger que les participants, les anciens participants et les autres personnes qui ont droit à des prestations en vertu du régime soient avisés du retard et des motifs de celui-ci.

7. Déclarations et cotisations exigées après la cessation du régime

L’administrateur doit continuer de produire la Déclaration annuelle de renseignements (BSIF-49), les États financiers certifiés (BSIF-60) et le Rapport de l’auditeur (au besoin) tant qu’il subsiste des actifs dans la caisse de retraite^{Footnote 23}. Ces documents sont à produire en date de la fin de l’exercice du régime par l’entremise du SDR.

L’administrateur doit continuer de verser les cotisations pendant cinq ans après l’exercice du régime au cours duquel le régime a pris fin ou jusqu’à ce que tout l’actif de la caisse de retraite ait été distribué, selon la première éventualité^{Footnote 24}. Le BSIF enverra une facture à l’administrateur chaque année après avoir déterminé la cotisation exigible.

L’administrateur devra aviser le BSIF par écrit lorsque tout l’actif a été distribué et il devra déposer les états financiers du dépositaire de la caisse pour l’exercice en cours.