Audit des processus du Secteur de la surveillance – BIS Plan d’action de la direction
Réponse de la direction à l’audit
Nous apprécions le travail effectué par l'équipe de l'Audit interne. Il s'est déroulé dans la collégialité avec une bonne communication entre les équipes.
Le Secteur de la surveillance applique une approche fondée sur le risque à ses processus, ce qui comprend la planification, les examens et les agréments. L’insistance sur le risque est à la base d’un certain nombre d’initiatives du plan directeur du BSIF, dont la révision du Cadre de surveillance, la création du Secteur de la stratégie, du risque et de la gouvernance et la nomination d’un dirigeant principal de la gestion du risque. Nous souscrivons aux observations de l’Audit interne sur la nécessité de formaliser et de consigner nos méthodes actuelles, et nous constatons que l’on pourrait s’appuyer sur les travaux prévus dans le cadre du plan directeur pour donner suite à un certain nombre de constatations à plus long terme.
On trouvera ci après notre plan d’action de la direction en réponse aux constatations.
Recommandation 1 (risque élevé)
Le Groupe des banques d’importance systémique (GBIS) doit veiller à ce que le processus de planification annuelle harmonise les activités de surveillance prévues avec la fréquence et la nature des travaux qu’exige le Cadre de tolérance au risque du Secteur, et renforce les outils existants à l’appui d’une planification efficace des ressources pour toutes les activités.
Responsable : Responsable, Méthodes, normes et contrôles de surveillance (MNCS)
Date prévue d’achèvement total : T2 2024-2025
Mesures prévues à l’appui de la recommandation
Les équipes du GBIS et le Secteur de la surveillance veillent à prendre des décisions en fonction de notre propension à prendre des risques. Cela comprendra l’harmonisation de notre planification avec notre propension formellement définie à prendre des risques, dont l’élaboration est en cours dans le cadre du Plan directeur sur la transformation du BSIF.
Étape 1
Date prévue d’achèvement de l’étape : T3 2022-2023 (en prévision du cycle de 2023 2024)
Pour l’exercice 2023 2024, on utilisera une approche de planification qui lancera la transition au nouveau Cadre de surveillance. Le processus de planification provisoire (à venir) concordera avec la conception globale et le Cadre de tolérance au risque (CTR) du Secteur de la surveillance consolidé, et il comprendra des réflexions sur la capacité. L’élaboration du CTR du Secteur de la surveillance dépendra de ce que le CTR de l’ensemble du BSIF sera achevé à l’automne de 2022. Par la suite, l’approche provisoire sera communiquée au personnel du Secteur de la surveillance lors de séances de formation et d’information.
Étape 2
Date prévue d’achèvement de l’étape : T2 2024-2025
À plus long terme, les instruments de politique et les processus pertinents seront révisés tout comme les approches de planification fondée sur le risque. En accord avec la conception globale, la détérioration de l’information ne donnera plus lieu à des travaux de surveillance. Des séances de formation et d’information seront données au personnel du Secteur de la surveillance.
Recommandation 2 (risque modéré)
Le GBIS doit veiller à ce que le processus de planification annuelle suive les modifications importantes hors examen apportées aux travaux de surveillance prévus et inclue officiellement les risques suivis par le Comité des risques d’affaires.
Responsable : Responsable, NMCS
Date prévue d’achèvement total : T3 2023-2024 (en prévision du cycle de surveillance de 2024 2025)
Mesures prévues à l’appui de la recommandation
Le GBIS suit un processus de planification annuelle et ajuste ses plans en cours d’année en fonction de divers facteurs, dont le contexte évolutif des risques. Les ajustements des examens des activités d’envergure font l’objet d’un suivi. Le Secteur de la surveillance compte suivre d’autres travaux hors examen comme le recommande l’Audit interne. De plus, les équipes chargées des BIS ont commencé à intégrer un schéma des risques relevés par le Comité des risques d’affaires à son processus de planification plus tôt cette année. Ce changement sera officialisé comme le prévoit l’étape 2 ci après.
Étape 1 : Suivi des modifications hors examen
Date prévue d’achèvement de l’étape : T3 2022-2023
- Compte tenu des changements importants issus de la réorganisation et des modifications à venir du Cadre de surveillance, le Secteur de la surveillance révisera à la fois son plan pour l’exercice en cours et la façon dont il mènera ses activités de planification à l’avenir. Un ordre de priorité descendant devra être établi au cours de l’été afin de déterminer la marche à suivre.
- Le Bureau central du Secteur de la surveillance participera au classement des travaux prévus et collaborera avec la direction du Secteur de la surveillance pour établir les mécanismes de suivi appropriés et en assurer l’harmonisation avec les attentes de la direction.
Intégration des risques suivis par le Comité des risques d’affaires et du rapport sectoriel sur le risque au processus de planification
Étape 2
Date prévue d’achèvement de l’étape : T4 2022-2023 (en prévision du cycle de 2023-2024)
Le chargé de surveillance (CS) prendra note des risques de l’IFF suivis par le Comité des risques d’affaires dans le cadre de la stratégie de surveillance de cette dernière ou du plan de surveillance d’un groupe d’IFF. La stratégie de surveillance décrira clairement les risques propres à l’institution et ceux liés au contexte global pris en compte par l’équipe des CS pour élaborer les activités et la réponse de surveillance.
Étape 3
Date prévue d’achèvement de l’étape : T3 2023-2024 (en prévision du cycle de 2024-2025)
À plus long terme, l’encadré des facteurs externes de la conception globale du Cadre de surveillance permettra au Secteur de la stratégie, du risque et de la gouvernance de fournir aux surveillants un lien direct vers les risques suivis par le Comité des risques d’affaires. Les détails sont en voie d’élaboration. La formation donnée à tous les employés du Secteur de la surveillance comprendra l’approche concernant le volet des facteurs externes.
Recommandation 3 (risque modéré)
Le GBIS doit définir et consigner les attentes à l’égard de l’évaluation des plans d’action des IFF, de même que la façon de communiquer les résultats des évaluations aux IFF lorsque cela est justifié.
Responsable : Responsable, NMCS
Date prévue d’achèvement total : T2 2024-2025
Mesures prévues à l’appui de la recommandation
Les équipes du GBIS suivent les constatations et recommandations auxquelles les IFF en cause n’ont pas encore adéquatement donné suite, et évaluent la suffisance de leurs plans d’action. Le Secteur de la surveillance compte officialiser et consigner l’évaluation des plans d’action des IFF et sa communication :
Étape 1
Date prévue d’achèvement de l’étape : T4 2022-2023
Les NMCS prépareront un addenda provisoire d’une page à l’intention des surveillants à propos des attentes concernant l’évaluation des plans d’action des IFF et la façon dont les résultats de ces évaluations doivent être transmis aux IFF lorsque cela est indiqué.
Étape 2
Date prévue d’achèvement de l’étape : T2 2024-2025
Les instruments de politique touchés, y compris les normes, seront révisés pour s’harmoniser avec le Cadre de surveillance révisé. Les révisions des instruments de politique concorderont avec les mesures prises pour donner suite aux recommandations de l’Audit interne et s’appliqueront au Secteur de la surveillance consolidé. À mesure que les instruments de politique seront révisés, des séances de formation et d’information seront données au personnel du Secteur de la surveillance.
Recommandation 4 (risque élevé)
Le GBIS doit définir et étayer les attentes quant aux dates cibles des activités de suivi, au report des dates cibles et aux efforts de clôture des lacunes pour veiller à ce que les lacunes fassent l’objet d’un suivi en fonction des dates cibles convenues, soient closes rapidement et soient consignées de façon adéquate.
Responsable : Responsable, NMCS
Date prévue d’achèvement total : T2 2024-2025
Mesures prévues à l’appui de la recommandation
Les surveillants du GBIS suivent en continu les institutions qu’ils surveillent, en plus d’examiner et de suivre les lacunes dans le cadre de ce processus. Le Secteur de la surveillance consignera officiellement les attentes relatives à ce processus conformément aux recommandations de l’Audit interne :
Étape 1
Date prévue d’achèvement de l’étape : T4 2022-2023
À court terme, les NMCS prépareront un addenda provisoire d’une page à l’intention des surveillants en réponse à cette constatation.
Étape 2
Date prévue d’achèvement de l’étape : T2 2024-2025
Les instruments de politique touchés, y compris les normes, seront révisés pour s’harmoniser avec le Cadre de surveillance révisé. Les révisions des instruments de politique concorderont avec les mesures prises pour donner aux recommandations de l’Audit interne et s’appliqueront au Secteur de la surveillance consolidé. À mesure que les instruments de politique seront révisés, des séances de formation et d’information seront données au personnel du Secteur de la surveillance.
Recommandation 5 (risque modéré)
Le GBIS doit mettre en place des contrôles de validation supplémentaires pour garantir l’exactitude et l’exhaustivité des données source à l’appui du suivi du rendement et des rapports idoines.
Responsable : Responsable, NMCS
Date prévue d’achèvement total : T1 2023-2024
Mesures prévues à l’appui de la recommandation
Un certain nombre d’indicateurs de rendement clés (IRC) font l’objet d’un suivi dans Vu, notre nouveau système d’enregistrement. Nous reconnaissons que la mise en place du système peut donner lieu à des inexactitudes et à des incohérences alors que les équipes s’adaptent aux définitions et aux processus révisés. La direction est à l’aise avec les contrôles existants comme ceux visant la validation obligatoire des champs. On privilégiera la formation du personnel sur les contrôles existants du système Vu et les processus connexes. Compte tenu des changements qui seront apportés à la plateforme Vu pour l’harmoniser avec le Cadre de surveillance révisé, la direction déterminera si d’autres contrôles de validation doivent être ajoutés à Vu.
Étape 1
Date prévue d’achèvement de l’étape : T4 2022-2023
Les NMCS prépareront un bref addenda à l’intention des surveillants à propos de la pertinence et de la nature des renseignements à saisir ainsi que des cellules ou des endroits où ces renseignements doivent être saisis.
Étape 2
Date prévue d’achèvement de l’étape : T1 2023-2024
Par la suite, des séances de formation et d’information seront données au personnel du Secteur de la surveillance.
Recommandation 6 (risque modéré)
Le GBIS doit normaliser les exigences minimales en matière de preuves d’examen ou d’approbation afin de garantir la qualité des travaux de surveillance.
Responsable : Responsable, NMCS
Date prévue d’achèvement total : T2 2024-2025
Mesures prévues à l’appui de la recommandation
Étape 1
Date prévue d’achèvement de l’étape : T4 2022-2023
Les NMCS prépareront un bref addenda à l’intention des surveillants pour préciser et confirmer les exigences minimales en matière de preuves à consigner dans le cadre d’un examen ou d’une approbation pour l’ensemble du Secteur de la surveillance consolidé. Cela tiendra compte de la restructuration du Secteur de la surveillance, des modifications connexes des pouvoirs d’approbation et de la conception globale dans sa forme détaillée.
Une fois les documents révisés, des séances de formation et d’information seront données au personnel du Secteur de la surveillance.
Étape 2
Date prévue d’achèvement de l’étape : T2 2024-2025
Les instruments de politique touchés, y compris la norme Pouvoirs d'approbation et le guide Exercice des pouvoirs d’approbation dans le système Vu, seront révisés pour s'harmoniser avec le Cadre de surveillance révisé. Les révisions des instruments de politique concorderont avec les mesures prises pour donner suite aux recommandations de l’Audit interne et s’appliqueront au Secteur de la surveillance consolidé.
À mesure que les instruments de politique seront révisés, des séances de formation et d’information seront données au personnel du Secteur de la surveillance.
Consignes supplémentaires
- Le nombre d’étapes dépendra des mesures requises. Bien que le gabarit compte trois étapes remplies pour chaque recommandation, il ne s’agit pas d’un nombre suggéré, et les mesures proposées peuvent comporter plus ou moins d’étapes.
- S’agissant des deux colonnes de dates, on suggère d’indiquer la fin d’un trimestre ou d’un exercice (T4 2022‑2023, p. ex.) plutôt qu’une date précise (« 1er mars 2023 », p. ex.) à moins qu’une date prédéterminée ait déjà été acceptée.
- La date prévue d’achèvement de l’étape doit correspondre à la date prévue d’achèvement total.