Attentes applicables à la présentation d’éléments probants afin d’accélérer la clôture des mesures à prendre

La présente communication vise à faciliter la clôture rapide des mesures à prendre en précisant nos attentes applicables à la présentation d'éléments probants envoyés par les institutions financières fédérales (institutions) et les régimes de retraite fédéraux (régimes de retraite).

Contexte

Si nous détectons des lacunes importantes dans le cadre de nos travaux de surveillance, nous communiquerons nos constatations et les mesures à prendre pour y donner suite. Les constatations sont des points que nous jugeons importants et qui présentent une insuffisance, une lacune ou une faiblesse. Dans une lettre de surveillance, nous indiquons les lacunes sous-jacentes aux constatations, l'importance de leur correction et les mesures que nous recommandons. Souvent, nous expliquons les lacunes cernées au regard des attentes énoncées dans les lois, règlements et lignes directrices applicables.

Surveillance fondée sur des principes

Nous tâchons de nous exprimer sous forme de principes dans nos communications sur les constatations propres à une institution, sur leur importance et sur les mesures que nous recommandons. Nous ne donnons pas d'instruction prescriptive sur la façon dont une institution ou l'administrateur d'un régime de retraite devrait corriger une lacune. De la même manière, nous ne dressons pas de liste détaillée ou exhaustive des étapes à suivre pour donner suite à une mesure à prendre.

Parfois, puisque nos pratiques de surveillance – et plus particulièrement notre manière de formuler des constatations et des mesures connexes – sont fondées sur des principes, la clôture des mesures peut prend plus de temps. C'est pourquoi nous avons préparé la présente communication pour énoncer nos attentes applicables au contenu des documents à produire dans le but d'accélérer la clôture des mesures à prendre.

Documents à l'appui de la clôture des mesures à prendre

Les institutions et les administrateurs de régime de retraite doivent lire attentivement la description de chaque constatation ainsi que des mesures à prendre connexes. Les constatations décrivent clairement les lacunes cernées. Pour clore une mesure à prendre, nous cherchons à obtenir de l'institution ou de l'administrateur du régime de retraite des éléments probants qui confirment que les mesures prises ont permis de corriger de manière efficace et durable les lacunes relevées.

Les documents produits doivent cadrer avec le plan d'action convenu au préalable. Tout changement important apporté à ce plan doit faire l'objet de discussions avec le chargé de surveillance et être approuvé par ce dernier avant que l'institution ou l'administrateur du régime de retraite ne présente les éléments probants en vue de la clôture de la mesure.

Doit figurer dans les documents produits une description détaillée de ce qu'a fait l'institution ou l'administrateur du régime de retraite pour donner suite à la mesure recommandée. Si la mesure à prendre se décline en plusieurs volets, alors l'institution ou le régime de retraite doit produire des informations sur chaque partie de la mesure recommandée. Nous cherchons à obtenir des éléments probants qui confirment une mise en œuvre efficace et qui donnent des précisions sur la façon dont l'institution ou l'administrateur du régime de retraite compte s'assurer de la pérennité des mesures correctives.

Les institutions et les administrateurs de régimes de retraite ne doivent présenter des éléments probants en vue de la clôture des mesures à prendre qu'après l'instauration des mesures correctives. Il faut éviter la production de documents partiels ou provisoires, à moins que le chargé de surveillance ne l'ait expressément demandé ou approuvé. Si la date de résolution cible convenue ne peut être respectée, l'institution ou l'administrateur du régime de retraite doit en informer sans délai le chargé de surveillance afin de fixer de nouveaux échéanciers, au lieu d'une présentation partielle d'éléments probants.

Les documents produits doivent porter sur les résultats qui se rapportent directement à la mesure à prendre. Les institutions et les administrateurs de régimes de régime doivent éviter de présenter des documents qui ne démontrent pas que des mesures correctives efficaces ont été prises. Par exemple, il ne faut pas présenter des éléments opérationnels ou des pièces justificatives comme des copies de calendrier ou d'avis par courriel, de bulletins internes ou de communications publiées sur l'intranet. Notre évaluation met l'accent sur les réalisations de l'institution ou de l'administrateur du régime de retraite, et non sur les mécanismes de mise en œuvre des mesures à prendre.

Si nous avons formulé des commentaires sur la production antérieure de documents de clôture d'une mesure à prendre, tout document produit par la suite doit clairement tenir compte de ces commentaires. Si l'institution ou l'administrateur du régime de retraite souhaite obtenir d'autres précisions, il doit communiquer avec son chargé de surveillance avant de présenter d'autres documents.