2019-2020 Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information

1. Introduction

La Loi sur l'accès à l'information (la Loi) a pour objet d'accroître la responsabilité et la transparence des institutions de l'État afin de favoriser une société ouverte et démocratique et de permettre le débat public sur la conduite de ces institutions. À cet égard, la partie 1 de la Loi élargit l'accès aux documents de l'administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif. La partie 2 de la Loi fixe des exigences visant la publication proactive de renseignements.

Le présent rapport annuel a été préparé et soumis conformément aux articles 94(1) et 94(2) de la Loi et à l'article 20 de la Loi sur les frais de service et couvre la période du 1er avril 2019 au 31 mars 2020.

2. Mandat du Bureau des institutions financières (BSIF)

Le mandat législatif du BSIF est le suivant :

Promotion de saines pratiques de gestion du risque et de gouvernance

Le BSIF bonifie un cadre réglementaire conçu pour contrôler et gérer le risque.

Surveillance et intervention rapide

Le BSIF surveille les institutions financières et les régimes de retraite fédéraux pour s'assurer qu'ils sont en bonne santé financière et qu'ils se conforment à la réglementation qui les régit et aux exigences du régime de surveillance.

Il avise sans tarder les institutions financières et les régimes de retraite des lacunes importantes qu'ils présentent, et prend ou exige des responsables qu'ils prennent des mesures dans le but de rectifier la situation promptement.

Analyse du contexte pour assurer la sûreté et la solidité des institutions financières

Le BSIF surveille et évalue les enjeux systémiques et les changements sectoriels susceptibles de nuire aux institutions financières fédérales.

Adoption d'une approche équilibrée

Le BSIF protège, d'une part, les droits des déposants, souscripteurs et créanciers des institutions financières et, d'autre part, de toute personne ayant droit à une prestation de pension, en tenant compte de la nécessité pour celles-ci de faire face à la concurrence et de prendre des risques raisonnables.

Le BSIF reconnaît que la direction et le conseil d'administration des institutions financières et les administrateurs de régimes de retraite sont ultimement responsables des décisions liées aux risques, qu'une institution financière peut faire faillite et qu'un régime de retraite peut éprouver des difficultés financières qui se traduisent par la réduction des prestations versées.

En exécutant son mandat, le BSIF contribue à la réalisation de l'objectif du gouvernement qui consiste à accroître la confiance du public envers le système financier canadien.

Le Bureau de l'actuaire en chef (BAC) est une unité indépendante au sein du BSIF qui offre des services d'évaluation et des conseils actuariels au gouvernement du Canada. Dans l'exercice de ses activités, le BAC joue un rôle vital et indépendant pour assurer la sûreté et la viabilité du système public canadien de revenu de retraite.

3. Objectifs stratégiques

Deux résultats stratégiques sont déterminants pour la réalisation du mandat du BSIF et essentiels à sa contribution au système financier du Canada :

1. Un système financier canadien sûr et stable.
2. Un système public canadien de revenu de retraite sûr et viable sur le plan financier.

Il incombe au surintendant de veiller à l'application de la Loi au BSIF. Le BSIF relève du ministre des Finances.

4. Application de la Loi sur l'accès à l'information

4.1 Unité responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

L'Unité de l'AIPRP relève de la Direction de la gestion d'information d'entreprise (GIE) au sein de la Division de la gestion de l'information et de la technologie de l'information (GI-TI). Elle est chargée d'appliquer la Loi pour le compte du BSIF. À ce titre, elle coordonne en temps opportun le traitement des demandes présentées en vertu de la Loi, gère les plaintes déposées auprès du Commissariat à l'information et répond aux demandes d'information informelles. De plus, elle prodigue conseils et instructions aux employés du BSIF sur des questions ayant trait à la Loi.

Le gestionnaire, Protection des renseignements personnels et accès à l'information, relève du directeur, GIE, et est appuyé dans l'exercice de ses fonctions par un agent et un agent subalterne de l'AIPRP. En 2019-2020, le BSIF a créé un poste d'agent principal de l'AIPRP – gouvernement ouvert et l'a pourvu avant que le projet de C-58 n'obtienne la sanction royale, en juin 2019. L'Unité de l'AIPRP a également eu recours à des marchés de services.

4.2 Changements institutionnels dans l'application de la Loi sur l'accès à l'information

Il n'y a aucun changement institutionnel important à l'application de la Loi sur l'accès à l'information à signaler au cours de la période visée par le présent rapport.

4.3 Information et formation

En 2019-2020, les efforts de formation ont consisté à faire en sorte que les employés du BSIF comprennent leurs attributions en matière de gestion et de protection efficaces des ressources d'information de l'organisation, qui permettent de faciliter l'exécution du programme d'accès à l'information au moyen d'une combinaison d'exposés, de séances d'information et de bulletins d'information. Les efforts de formation ont porté sur la sensibilisation des nouveaux employés du BSIF à l'AIPRP dans le cadre d'un programme de sensibilisation à la gestion de l'information et à l'AIPRP (5 séances, 14 participants) et sur la prestation de séances sur mesure aux participants des activités découlant des nouvelles obligations de divulgation proactive prévues dans la Loi (17 séances, 43 participants). En outre, 3 séances de formation portant spécifiquement sur l'application de l'AIPRP ont été suivies par 24 utilisateurs.

4.4 Traitement des demandes d'accès à l'information

Toutes les demandes officielles d'accès à l'information sont soumises au gestionnaire, Protection des renseignements personnels et accès à l'information, qui les examine et les attribue à un agent de l'AIPRP. Ce dernier demande l'information aux agents de liaison en maitère d'AIPRP des services visés. Après avoir examiné les documents, le Bureau de l'AIPRP donne des conseils et des directives pour s'assurer que les dispositions de la Loi sont respectées.

Les documents regroupés sont examinés par l'agent de l'AIPRP et le gestionnaire, Protection des renseignements personnels et accès à l'information. Les documents et les recommandations se rapportant à chaque demande sont ensuite soumis au secteur de programme pour validation. Une fois approuvée, la trousse de communication est soumise à l'examen et à l'aval du surintendant auxiliaire, Services intégrés.

4.5 Délégation de pouvoirs

Les arrêtés sur la délégation énoncent les pouvoirs, les devoirs et les fonctions relativement à l'application de la Loi qui ont été délégués par le chef de l'institution, ainsi que les personnes auxquelles ils ont été délégués. Le surintendant est responsable de l'application de la Loi au BSIF. Le pouvoir de réclamer des exemptions et d'émettre divers avis législatifs a été délégué au surintendant auxiliaire, Services intégrés. Le pouvoir d'émettre divers avis législatifs a également été délégué au directeur, Gestion de l'information d'entreprise et au gestionnaire, Protection des renseignements personnels et accès à l'information.

4.6 Surveillance de la conformité

Le temps consacré au traitement des demandes d'accès à l'information est consigné dans le système de suivi de l'AIPRP. Chaque mois, le directeur de la GIE passe en revue la charge de travail relative à l'AIPRP et les réponses proposées à l'égard des demandes sont examinées et approuvées par le surintendant auxiliaire, Services intégrés, qui rend la décision finale. Des préoccupations sont soulevées au besoin tout au long du cycle de vie de la demande, et la priorité est accordée à l'exécution des obligations législatives du BSIF.

4.7 Sommaire des changements apportés aux programmes, opérations, politiques ou procédures

À l'appui des nouvelles normes en matière de publication proactive de renseignements qui ont découlé de l'octroi de la sanction royale au projet de loi C-58, le 21 juin 2019, le BSIF a conçu plusieurs processus destinés à simplifier la recherche, la collecte, l'examen et la publication d'informations pertinentes. Ces processus s'appuient sur une fonction qui existe déjà dans le système de gestion électronique des documents et des dossiers du BSIF (eSpace). Chaque secteur est maintenant doté d'une personne-ressource de l'AIPRP qui a pour mandat de coordonner les mesures de publication proactive de leurs groupes respectifs et de veiller à ce que tous les titres de notes d'information, les contrats, les dépenses de voyage et d'accueil, les cahiers d'information pour les comparutions parlementaires et toute autre information à divulguer soient publiés dans les délais prescrits comme l'exige la nouvelle Loi. Ces processus s'effectuent sous la supervision de l'agent principal de l'AIPRP, dont il est question à la section 4.1.

En 2019-2020, le BSIF a retenu les services d'un expert-conseil de l'extérieur pour évaluer son processus d'AIPRP selon les principes de rationalisation (gestion LEAN). Ses recommandations sont actuellement à l'étude. La plus importante d'entre elles a été le besoin de créer une fonction de liaison en matière d'AIPRP. Depuis lors, le Bureau de l'AIPRP s'est développé et a mis en place des agents de liaison dans chaque secteur, qui facilitent le processus d'AIPRP en agissant comme experts en la matière et seuls points de contact de leurs secteurs respectifs.

Les politiques et l'infrastructure du BSIF en matière de gestion et de technologie de l'information (GI-TI) ont permis à l'organisation d'éviter toute perturbation importante liée à la pandémie de la COVID-19, qui a peu d'effet sur la capacité du BSIF de s'acquitter de ses responsabilités en matière d'accès à l'information. L'examen prévu des procédures actuelles d'AIPRP et la sélection et la formation des nouveaux agents de liaison en matière d'AIPRP ont été accélérés pour coïncider avec la politique du BSIF pour ce qui est de pouvoir travailler n'importe où. En raison de la fermeture des bureaux du BSIF, le 13 mars, les employés n'ont plus accès aux dossiers papier. Chaque semaine, le gestionnaire, Accès à l'information et protection des renseignements personnels, récupère les demandes reçues par la poste.

4.8 Salle de lecture

Conformément à la Loi sur l'accès à l'information, une salle de lecture publique a été aménagée à Ottawa, au 16e étage du 255, rue Albert. Depuis le 13 mars 2020, le public n'a plus accès à la salle de lecture en raison de la pandémie de COVID-19.

5. Interprétation du rapport statistique

Le BSIF étant chargé de réglementer les institutions financières et les régimes de retraite privés fédéraux, la plupart des renseignements qu'il détient proviennent de tiers et portent sur les institutions financières et les régimes réglementés.

Partie 1 – Demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Le BSIF a constaté une hausse de 15,4 % du nombre de demandes d'accès à l'information reçues en 2019-2020. Il a reçu 39 demandes, comparativement à 33 l'année précédente. Quarante-deux (42) demandes ont été fermées en 2019-2020. Douze (12) demandes dataient de l'exercice précédent et neuf (9) ont été remises à l'exercice suivant. Depuis l'entrée en vigueur de la Loi jusqu'au 31 mars 2020, le BSIF a reçu 1 278 demandes d'accès à l'information.

Le profil des demandeurs a également changé en 2019-2020, avec une augmentation marquée par rapport aux demandeurs s'identifiant comme des organes de presse (15 en 2019-2020, en hausse de 114 % par rapport à 7 en 2018-2019). Cela correspond à la tendance des demandes des médias observée au cours des 5 dernières années, avec un sommet de 23 en 2017-2018.

En 2019-2020, on a également observé une baisse importante du nombre de demandes provenant du secteur privé (10, en baisse de 41 % par rapport à 17 en 2018-2019) et une augmentation du nombre de demandes provenant du public (13, en hausse de 62 % par rapport à 8 en 2018-2019).

Le nombre de demandes informelles traitées en 2019-2020 était de 88,8 % supérieur à celui de l'année précédente (17 en 2019-2020 contre 9 en 2018-2019).

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

Disposition et délai de traitement

Le tableau suivant résume les dispositions prises à l'égard des demandes fermées :

Certaines parties des documents étaient assujetties à des exemptions. Le cas échéant, le demandeur a systématiquement eu accès à la partie restante des documents pertinents à la demande.

Il y a eu une augmentation marquée du nombre de pages traitées (66 382 en 2019-2020 contre 9 290 en 2018-2019) et du nombre de pages divulguées (3 660 en 2019-2020 contre 1 861 en 2018- 2019).

Exceptions

Au cours de l'exercice 2019-2020, pour les 42 demandes traitées, le BSIF a appliqué des exemptions pour retenir des renseignements en vertu des alinéas 13(1)a) b) et c), de l'article 14, de l'alinéa 14a), du paragraphe 15(1), des alinéas 16(1)b) et c), du paragraphe 16(2), des alinéas 16(2)c), 16.1(1)c), 18(d), du paragraphe 19(1), des alinéas 20(1)a), b), c) et d), 21(1)a), b), c) et d) et de l'article 23 de la Loi, selon le cas.

Exclusions

L'alinéa 68a) a été appliqué en deux occasions.

Support des documents communiqués

Les réponses à 27 demandes ont été fournies en format électronique et des copies papier ont été fournies pour 9 autres demandes.

Pages pertinentes traitées et communiquées

Au cours de l'exercice, 66 382 pages ont été traitées et 3 660 pages ont été divulguées. En 2019- 2020, la majorité des demandes (28) ont donné lieu à une divulgation partielle. Huit (8) demandes ont été divulguées et deux (2) demandes ont été abandonnées. Les quatre (4) autres demandes ne sont pas comptabilisées dans cette section parce que le BSIF n'avait aucun renseignement pertinent dans ses dossiers.

Présomption de refus

92,9 % de toutes les demandes fermées en 2019-2020 l'ont été dans les délais prévus par la Loi. Trois (3) demandes n'ont pas été complétées dans les délais prescrits. Le taux de présomption de refus a diminué par rapport à l'exercice précédent, à raison de 3 sur 42 (7,1 %) en 2019-2020 contre 7 sur 35 (20 %) en 2018-2019.

Demandes de traduction

Il n'y a eu aucune demande de traduction en 2019-2020.

Partie 3 – Prorogations

Cinq (5) demandes ont dû être prorogées de 31 à 60 jours pour :

• entrave au fonctionnement de l'institution (alinéa 9(1)a)); et/ou
• consultation d'un autre ministère (alinéa 9(1)b)).

Treize (13) demandes ont dû être prorogées de 61 à 120 jours pour :

• entrave au fonctionnement de l'institution (alinéa 9(1)a)); et/ou
• consultation d'un autre ministère (alinéa 9(1)b)); et/ou
• consultation de tiers (alinéa 9(1)c)).

Trois (3) demandes ont dû être prorogées de 121 à 180 jours pour :

• consultation d'un autre ministère (alinéa 9(1)b)).

Trois (3) demandes ont dû être prorogées de 181 à 365 jours pour :

• consultation d'un autre ministère (alinéa 9(1)b)).

Quatre (4) demandes ont dû être prorogées de 365 jours ou plus pour :

• entrave au fonctionnement de l'institution (alinéa 9(1)a)); et/ou
• consultation d'un autre ministère (alinéa 9(1)b)).

Partie 4 – Frais de communication

En vertu de la Loi sur les frais de service, une autorité responsable doit rendre compte chaque année au Parlement des frais perçus par l'institution. En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément aux exigences de l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

Des frais de communication de 165 $ ont été perçus pour 33 des 39 demandes reçues au cours de la période considérée. Le versement de ces frais a fait l'objet d'une dispense, pour un total de 30 $.

Conformément à la Directive provisoire sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, publiée le 5 mai 2016, et aux modifications apportées à la Loi sur l'accès à l'information qui sont entrées en vigueur le 21 juin 2019, le BSIF renonce à tous les frais prescrits par la Loi et le Règlement, à l'exception des frais de demande de 5 $ prévus à l'alinéa 7(1)a) du Règlement.

Partie 5 – Demandes de consultation provenant d'autres institutions et organisations

En 2019-2020, le BSIF a constaté une augmentation de 13,5 % des demandes de consultation reçues. Au cours de la période de déclaration, 50 demandes ont été traitées, comparativement à 44 l'année précédente. Au total, 1 456 pages ont été examinées, soit une baisse de 2,3 % par rapport à 2018-2019.

Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales

Trente-trois (33) demandes de consultation ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours, 12 dans un délai de 16 à 30 jours et 3 dans un délai de 31 à 60 jours. Deux (2) demandes de consultation ont été reportées à la prochaine période de déclaration. Le BSIF a recommandé la divulgation intégrale des documents correspondant à 21 demandes de consultation, la divulgation partielle des documents correspondant à 26 demandes, et l'abandon d'une demande.

Sur la période de six (6) ans, le BSIF a répondu à 209 demandes dans un délai de 1 à 15 jours, à 48 demandes dans un délai de 16 à 30 jours, à 10 demandes dans un délai de 31 à 60 jours et à une demande dans un délai de 61 à 120 jours.

Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation provenant d'autres organismes

En 2019-2020, le BSIF a reçu deux demandes de consultation provenant d'un organisme qui n'était pas affilié à l'administration fédérale, pour un total de 28 pages. Une demande a été traitée dans un délai de 1 à 15 jours et l'autre dans un délai de 16 à 30 jours. Dans les deux cas, le BSIF a recommandé la divulgation intégrale des documents correspondants.

Partie 6 – Délai de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Au cours de la période de déclaration, le BSIF n'a pas consulté les services juridiques ministériels au sujet de documents confidentiels du Cabinet.

Partie 7 – Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

L'application de la Loi au cours de la période de déclaration a coûté 543 919 $. En raison du nombre et de la complexité accrue des demandes reçues en 2019-2020, le BSIF a fait appel aux services de plusieurs experts-conseils provenant d'agences de placement pour suppléer à sa petite équipe d'AIPRP et veiller à ce que les demandes d'accès à l'information soient traitées dans les délais prescrits par la Loi. Le montant susmentionné comprend également les coûts du nouveau poste d'agent principal de l'AIPRP – Gouvernement ouvert et du nouveau poste d'agent subalterne de l'AIPRP. Les salaires des employés représentaient 61 % du total des coûts engagés et 77 % des 3,96 personnes/années requises pour appliquer la Loi. Le recours du BSIF à des experts-conseils fournis provenant d'agences de placement est en baisse en raison de l'embauche d'employés, ce qui représente seulement 30 % du coût total.

6. Plaintes et enquêtes

Le BSIF a reçu 6 nouvelles plaintes au cours de la période visée par le rapport. Six (6) plaintes pour retard à l'étude ont été fermées au cours de l'exercice et le Commissariat à l'information a fait part de ses conclusions au BSIF. À la fin de ladite période, 7 dossiers de plainte étaient toujours à l'étude au Commissariat à l'information.

7. Appels devant la Cour fédérale du Canada

7.1 Description des changements importants mis en œuvre à la suite de questions ou de préoccupations formulées dans le Rapport annuel au Parlement par la Commissaire à l'information du Canada

La commissaire à l'information du Canada n'a soulevé aucune préoccupation ou question concernant le BSIF, de sorte qu'aucun changement important n'a été apporté.

7.2 Description des changements importants mis en œuvre à la suite de questions ou de préoccupations formulées par d'autres agents du Parlement

Le BSIF n'a apporté aucun changement important, car les autres agents du Parlement n'ont soulevé aucune préoccupation ou question.

7.3 Nombre de demandes ou d'appels dont la Cour fédérale ou la Cour d'appel fédérale ont été saisies pendant l'exercice

La Cour fédérale et la Cour d'appel n'ont été saisies d'aucune demande et d'aucun appel se rapportant au BSIF au cours de l'exercice.

ANNEXE A

Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Nom de l'institution : Bureau du surintendant des institutions financières

Période d'établissement de rapport : 2019-04-01 au 2020-03-31

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Demandes informelles

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

TBS/SCT 350-62

Section 2 – Motifs pour ne pas donner suite a une demande

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

• * A.I. : Affaires internationales
• * Déf. : Défense du Canada
• * A.S. : Activités subversives

3.3 Exclusions

3.4 Support des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

3.5.3 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 - Prorogations

4.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

4.2 Durée des prorogations

Section 5 – Frais

Section 6 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

Section 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 8 - Plaintes et enquêtes

Section 9 - Recours judiciaire

9.1 Recours judiciaires sur les plaintes reçues avant le 21 juin 2019 et au-delà

9.2 Recours judiciaires sur les plaintes reçues après le 21 juin 2019

Section 10 - Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

10.1 Coûts

10.2 Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes officielles reçues au cours de deux périodes, soit du 1^er avril 2019 au 13 mars 2020 et du 14 mars 2020 au 31 mars 2020.

Tableau 1 – Demandes reçues

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes fermées dans les délais prévus par la loi et le nombre de demandes fermées qui ont été considérées comme des refus au cours de deux périodes, soit du 1^er avril 2019 au 13 mars 2020 et du 14 mars 2020 au 31 mars 2020.

Tableau 2 – Demandes fermées

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes reportées au cours de deux périodes, soit du 1^er avril 2019 au 13 mars 2020 et du 14 mars 2020 au 31 mars 2020.

Tableau 3 – Demandes reportées

Annexe B – Arrêt sur la délégation : Loi sur l'accès à l'information

DESIGNATION / DÉLÉGATION

Jeremy Rudin

Superintendent of Financial Institutions/
Le surintendant des institutions financières

ANNEXE 1

Arrêté sur la délégation - Loi sur l'accès à l'information

* Protection des renseignements personnels et accès à l'information

Règlement sur l'accès à l'information

* Protection des renseignements personnels et accès à l'information