Audit des activités de budgétisation et de gestion financière - Plan d’action de la direction Finances
Gabarit
Recommandation
Selon le rapport d’audit.
Mesures prévues à l’appui de la recommandation
Les étapes individuelles doivent porter sur les résultats et démontrer comment elles répondent à la recommandation. Pour les mesures à long terme, il convient de déterminer des contrôles provisoires afin de démontrer comment le risque sera atténué.
Le nombre d’étapes peut varier en fonction des actions requises.
Date prévue d’achèvement de l’étape
Chaque élément doit avoir sa propre date d’achèvement. Il est conseillé d’utiliser les fins de trimestre et d’exercice (p. ex., « T4 2022-2023 »).
Responsabilité
La personne responsable de l’achèvement du projet – généralement la personne détenant l’autorité budgétaire dans le domaine concerné.
Date prévue d’achèvement total
La date d’achèvement total doit concorder avec la date prévue de l’étape finale.
Réponse de la direction à l’audit
Les recommandations du rapport d’audit des activités de budgétisation et de gestion financière de 2024 ont été acceptées et le plan d’action de la direction présenté ci-après énonce les mesures qui seront prises à l’appui de ces recommandations.
Recommandation 1 (risque élevé)
Le DPF doit élaborer un cadre de gestion financière (CGF) dans lequel sont précisés le fonctionnement des processus de budgétisation et de prévision du BSIF, les obligations redditionnelles et les attributions de chaque intervenant, les cibles ainsi que les activités de suivi et de communication d’informations pertinentes au Comité de direction.
Mesures prévues à l’appui de la recommandation
Le DPF élaborera un cadre qui fournira une structure et des processus de planification financière, de contrôle et de prise de décision efficaces. Ce cadre comprendra ce qui suit :
- Étape 1 : Élaborer et documenter
- les livrables et les échéanciers pertinents relatifs au budget et aux prévisions, notamment le suivi et la fréquence des rapports au Comité de direction;
- les attributions et les obligations redditionnelles des principaux intervenants relativement au budget (conformément aux ententes de niveau de service mentionnées ci-dessous).
- Étape 2 : Élaborer et documenter les processus de prévision du BSIF, y compris les échéanciers, les obligations redditionnelles et les attributions.
- Étape 3 : Élaborer et documenter le processus de budgétisation du BSIF, y compris les échéanciers, les obligations redditionnelles et les attributions.
- Étape 4 : Officialiser et opérationnaliser le CGF avec l’approbation du Comité de direction.
Date prévue d’achèvement de l’étape
- Étape 1 : T2 2025-2026
- Étape 2 : T3 2025-2026
- Étape 3 : T4 2025-2026
- Étape 3 : T1 2026-2027
Responsabilité
- Dirigeante principale des finances, Adelle Laniel
Date prévue d’achèvement total
- T1 2026-2027
Recommandation 2 (risque modéré)
Selon le CGF décrit dans la première recommandation, les Finances doivent définir les attentes à l’égard du niveau de service pour les Finances et les bureaux centraux en ce qui concerne les processus de gestion financière.
Mesures prévues à l’appui de la recommandation
- Étape 1 : En consultation avec les bureaux centraux, convenir d’une liste d’attentes cohérentes et concertées en matière de niveau de service pour assurer une compréhension commune du processus de gestion financière
- Étape 2 : Documenter l’entente de niveau de service (ENS) entre les Finances et les bureaux centraux
- Étape 3 : Opérationnaliser l’ENS entre les Finances et les bureaux centraux avec l’approbation du Comité de direction
Date prévue d’achèvement de l’étape
- Étape 1 : T2 2025-2026
- Étape 2 : T3 2025-2026
- Étape 3 : T3 2025-2026
Responsabilité
- Dirigeante principale des finances, Adelle Laniel
Date prévue d’achèvement total
- T3 2025-2026
Recommandation 3
- Il doit y avoir un organe de surveillance dont le mandat consiste à exercer une fonction de surveillance et de suivi de la gestion financière. Le mandat du Comité de planification intégrée pourrait être restructuré en conséquence.
- Un processus doit être mis en place, par l’intermédiaire de l’organe de surveillance mentionné à la recommandation 3a, pour que le DPF puisse examiner et remettre en question les renseignements sur la budgétisation et les prévisions (y compris la gestion des ressources) par rapport aux cibles établies afin de garantir l’intégration ainsi qu’un examen et une remise en question globaux.
Mesures prévues à l’appui de la recommandation
Le DPF présidera un Comité de planification intégrée (CPI) qui formulera des conseils et des recommandations au Comité de direction sur la planification efficace, les affectations budgétaires et les priorités, ainsi que sur la planification des investissements par l’intégration et l’harmonisation des plans et des stratégies à l’échelle du BSIF. Cela comprend ce qui suit :
- Étape 1 : Examiner la composition et le mandat du CPI et veiller à ce qu’ils soient représentatifs et adaptés à l’usage prévu.
- Étape 2 : Définir des objectifs clairs pour le Comité, notamment
- des stratégies d’élaboration de propositions pour combler les lacunes et assurer l’affectation efficace des ressources
- Étape 3 : Établir un processus et une fréquence des rencontres entre le DPF et les secteurs afin de favoriser la remise en question de leurs présentations budgétaires et de leurs prévisions trimestrielles
Date prévue d’achèvement de l’étape
- Étape 1 : T1 2025-2026
- Étape 2 : T2 2025-2026
- Étape 3 : T3 2025-2026
Responsabilité
- Dirigeante principale des finances, Adelle Laniel
Date prévue d’achèvement total
- T3 2025-2026
Recommandation 4 (risque modéré)
Le DPF doit stabiliser l’exercice de budgétisation et instaurer un processus fondé sur des principes permettant d’évaluer et de réaffecter systématiquement les ressources aux domaines présentant des risques émergents ou constituant de nouvelles priorités stratégiques.
Mesures prévues à l’appui de la recommandation
Le CPI doit s’acquitter des tâches suivantes :
- Étape 1 : Établir un processus ou un forum de gouvernance dans le cadre duquel les ressources seront affectées en fonction des risques émergents et des priorités stratégiques
Date prévue d’achèvement de l’étape
- Étape 1 : T4 2025-2026
Responsabilité
- Dirigeante principale des finances, Adelle Laniel
Date prévue d’achèvement total
- T1 2026-2027
Recommandation 5 (risque modéré)
Le DPF doit établir un processus d’analyse des écarts à l’égard des principaux domaines à risque, y compris les seuils à partir desquels un examen approfondi des écarts est requis.
Mesures prévues à l’appui de la recommandation
- Étape 1 : Déterminer les principaux domaines à risque et établir des seuils pour les analyses des écarts
- Étape 2 : Déterminer le mode et la fréquence de communication des résultats des analyses
Date prévue d’achèvement de l’étape
- Étape 1 : T2 2025-2026
- Étape 2 : T2 2025-2026
Responsabilité
- Dirigeante principale des finances, Adelle Laniel
Date prévue d’achèvement total
- T2 2025-2026