Les organisations devront suivre plusieurs étapes et exécuter diverses activités pour se préparer à l’arrivée du SDR. À chaque étape, l’équipe du SDR sera là pour guider la transition et faire en sorte que les organisations comprennent l’étape et ses exigences. Voici certaines étapes que devront suivre les organisations et les régimes pour se préparer :
Signature de l’accord relatif à l’accès sécurisé : L’organisation doit signer et renvoyer l’accord relatif à l’accès sécurisé, qui énonce les responsabilités de l’organisation à l’égard de la gestion des accès au SDR par l’intermédiaire du site sécurisé de la Banque du Canada.
Nomination des autorités locales d’enregistrement (ALE) : Dans chaque organisation et régime, des personnes autorisées, appelées les autorités locales d’enregistrement (ALE), seront chargées d’autoriser la création des nouveaux comptes d’utilisateur et d’approuver tout changement aux comptes des utilisateurs finaux. Les ALE recevront des instructions pour savoir comment procéder. Chaque organisation doit nommer deux ALE avant la mise en oeuvre, à des fins de relève.
Demandes de création des comptes d’utilisateur du SDR : Il faut créer des comptes d’utilisateur pour ouvrir l’accès à la nouvelle application SDR. Dans chaque organisation et régime, des personnes autorisées, appelées les autorités locales d’enregistrement (ALE), seront chargées d’autoriser la création des nouveaux comptes d’utilisateur et d’approuver tout changement aux comptes des utilisateurs finaux.
Formation sur le SDR : La formation en ligne, destinée à tous les utilisateurs, sera proposée en février 2014. L’équipe de soutien et de formation recommande aux intéressés de suivre la formation au moins une semaine avant le dépôt du premier relevé dans le nouveau système.
Instructions aux utilisateurs du SDR : Toutes les instructions destinées aux utilisateurs, dont les guides de l’utilisateur et les aide-mémoire, seront distribuées aux utilisateurs inscrits du SDR. L’ALE de chaque organisation distribuera à ses utilisateurs la marche à suivre pour accéder au site sécurisé, qui se trouve dans le guide d’utilisateur sur le site sécurisé.
Préparation organisationnelle : Les organisations et les régimes touchés par le passage au SDR doivent veiller à ce que tous les utilisateurs aient créé leur profil et soient au courant du changement. Ils sont priés de s’assurer que leurs utilisateurs ont suivi la formation et qu’ils ont accès à la documentation d’accompagnement ainsi qu’aux instructions destinées aux utilisateurs.
Préparation au lancement de la phase 2 du SDR : Les dates de lancement correspondent aux dates officielles à partir desquelles les organisations devront utiliser le SDR plutôt que le SATD pour soumettre des relevés réglementaires au BSIF, à la Banque du Canada et à la SADC. Les organisations et les régimes sont tenus de mettre tous leurs déclarants au courant du changement et de leur indiquer la date de la mise en service officielle. La phase 2 devrait être lancée le 28 avril 2014 pour les :
- institutions de dépôts – les relevés d’entreprise et les relevés RAPID [BF, BG et RAPCORP];
- sociétés d’assurances;
- régimes de retraite.